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Vorlage · Bauwesen & Baustellen

Material­kontrolle Baustelle — Wareneingang

Anlieferung, Sicht- und Mengen­prüfung, Lagerung, Charge — Bau­material lücken­los nachweisen.

Dauer
10 Min.
Frequenz
anlassbezogen
Umfang
5 Sektionen · 16 Fragen
Schwere
Hoch
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Das Problem

Eine Beton-Charge wird angeliefert, der Polier unterschreibt blind, der Liefer­schein landet in der Mappe. Drei Wochen später zeigt sich, dass die Charge die falsche Festigkeits­klasse hatte — Reklamation ohne Doku­mentation schwer.

So löst HeyAudit das

HeyAudit erfasst jede Material-Lieferung struktur­iert — Liefer­schein scannen, Mengen prüfen, Sicht-/Funktions-Check, Charge erfassen. Bei Mängeln direkt Reklamations-Brief­vorlage an den Lieferanten.

Was ist diese Vorlage?

Die Material­kontrolle Baustelle ist die struktur­ierte Prüfung jeder Material-Lieferung auf der Baustelle — Liefer­schein, Mengen, Sicht- und Funktions­prüfung, Charge und Lagerung. Sie ist die Brücke zwischen Bestellung und Verbau — und im Streit­fall der einzige Weg zur Reklamation.

Warum ist sie wichtig?

Bau­material-Mängel werden oft erst nach Monaten sichtbar — bei Beton durch Riss­bildung, bei Stahl durch Korrosion, bei Trocken­bau durch Feuchte­schäden. Ohne saubere Wareneingangs-Doku ist die Reklamation beim Lieferanten extrem schwer — die Beweis­kette fehlt.

Risiken ohne Audit

Vier typische Probleme: (1) Falsche Spezifikation wird angenommen — z.B. Beton C20/25 statt bestelltem C30/37. (2) Charge wird nicht erfasst — Reklamation später unmöglich. (3) Material wird ungeschützt gelagert — Witterungs­schäden gehen zu Lasten des GU. (4) Bei Mengen-Differenz wird blind unterschrieben — Streit ist programmiert.

Typische Fehler

Häufige Fehler: Polier unterschreibt den Liefer­schein, ohne zu prüfen. Sicht-Prüfung fällt aus, weil „der Lieferant schon weiter muss“. Charge wird nicht erfasst — Reklamation Wochen später scheitert. Stahl­bau-Teile werden ohne Werks­zeugnis-Prüfung verbaut.

Branchen-Beispiele

Hochbau: hoher Beton- und Stahl­bau-Anteil, Werks­zeugnis-Prüfung kritisch. Tiefbau: Schütt­gut-Mengen-Prüfung schwer — Auflade­schein-Vergleich. Innen­ausbau: Trocken­bau-Platten witterungs­empfindlich. Dachdecker: Dach­ziegel-Sicht­prüfung pro Palette. Sanierung: gebrauchte Bau­stoffe-Verarbeitung, Kennzeichnung kritisch.

Was wird geprüft?

5 Sektionen mit insgesamt 16 Prüfpunkten. Foto-Beleg, Notiz oder Sprachaufnahme pro Frage.

  1. 01

    Anlieferung & Liefer­schein

    Lieferant, Zeitpunkt, Liefer­schein — Pflicht-Basis pro Lieferung.

    3 Prüfpunkte

  2. 02

    Mengen­prüfung

    Stück, Volumen, Gewicht — passt die Menge zur Bestellung?

    3 Prüfpunkte

  3. 03

    Sicht- & Funktions­prüfung

    Beschädigungen, Witterungs-Schäden, sichtbare Mängel.

    4 Prüfpunkte

  4. 04

    Lagerung

    Witterungs­schutz, Standsicherheit, Trennung von Bereichen.

    3 Prüfpunkte

  5. 05

    Charge & Doku

    Charge für Rück­verfolgbar­keit, Mängel-Workflow.

    3 Prüfpunkte

Gesetzliche Bezüge

Strukturelle Referenzen — keine Rechtsberatung.

Vorteile digitaler Audits

Statt Liefer­schein-Stapel + Excel + Foto-Mail läuft alles in einem Workflow. Liefer­schein scannen, Position eingeben, Foto-Beleg mit Geo-Tag. Bei Mängel-Erfassung wird die Reklamations-Brief­vorlage automatisch generiert. Lieferanten-Performance ist über Monate auswertbar.

AI-Unterstützung

Der HeyAudit-Agent kennt typische Mängel-Muster pro Material­art (z.B. „Beton C30/37 — Konsistenz F4 statt F3 ist Reklamations-Indikator“) und schlägt passende Prüf­punkte vor. Bei wiederkehrenden Lieferanten-Mängeln wird ein Sub-Audit-Workflow vorgeschlagen.

Mobile Nutzung

Die Kontrolle läuft am Smartphone direkt am LKW — Liefer­schein scannen, Position eingeben, Foto mit der Kamera, Charge per OCR aus dem Liefer­schein. Auto-Save nach jeder Antwort, Offline-Sync für Baustellen ohne Netz. Reklamation kann direkt vor Ort per Mail an den Lieferanten gehen.

Häufige Fragen

Warum ist die Charge-Erfassung bei Bau­material wichtig?

Wenn Wochen oder Monate später ein Material-Mangel auftritt (z.B. Beton mit falscher Festigkeits­klasse, defekte Stahl­teile), ist die Charge der einzige Weg zur Reklamation beim Lieferanten. Ohne Charge bricht die Beweis­kette — der Lieferant kann den Mangel nicht zuordnen.

Was tun bei einer falschen Liefer­menge?

Differenz auf dem Liefer­schein vermerken, beide Seiten unterschreiben lassen — und in HeyAudit dokumentieren. Bei Unter-Liefer­ung: Nach­liefer­ung anfordern. Bei Über-Liefer­ung: Rück­nahme oder schrift­liches Einver­ständnis zur Berechnung. Niemals blind unterschreiben.

Welche Material-Kategorien sind besonders prüf­intensiv?

Drei Bereiche: (1) Beton — Frisch­beton-Kontroll­schein mit Festigkeit, Konsistenz, Liefer­zeit; bei Druck­festigkeit-Verdacht Würfel-Probe. (2) Stahl­bau — Werks­zeugnis (CE oder DIN-Konformität) und Kennzeichnung pro Teil. (3) Elektro-Komponenten — CE und Zertifikat. Für alle drei ist die Doku Pflicht im Bauvertrag.

Wie funktioniert die Reklamation bei Material-Mängeln?

HeyAudit generiert aus dem Audit-Eintrag automatisch eine Reklamations-Brief­vorlage mit Foto-Beleg, Charge, Datum und Mangel-Beschreibung. Diese geht an den Lieferanten per Mail oder als PDF — die Frist­wahrung ist damit gewahrt. Wichtig: Reklamation muss bei sichtbaren Mängeln „unverzüglich“ erfolgen.

Reichen Foto-Belege als Beweis im Streit­fall?

Ja, in der Praxis schon — wenn Foto datiert ist, Geo-Tag hat und in einem nachweis­baren System gespeichert ist. HeyAudit verwendet Manipulations-Schutz (Hash) — bei Bauvertrags-Streit ist das wertvoller als Papier-Notizen, die später nachgereicht wirken.

Wie lange muss die Material-Doku aufbewahrt werden?

Bis Schluss­rechnung + Gewähr­leistung — VOB/B typisch 5 Jahre. Bei verlängerter Gewähr­leistung (z.B. Industrie­bau) länger. Bei sicherheits­relevanten Bau­teilen (Stahl­bau, Beton-Tragwerk) sollte die Doku dauer­haft erhalten bleiben.

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