Wochenplan je Objekt
Objekte als Zeilen, Tage als Spalten. Du siehst auf einen Blick, wo jemand fehlt.
Was HeyAudit kann
Schichten planen, Zeiten erfassen, Arbeitsscheine und Rechnungen schreiben, Kontrollen dokumentieren und die Auslastung im Blick behalten. Neun Bereiche, die zusammen Excel-Listen, Zettel und WhatsApp-Gruppen ersetzen.
Schichtplanung
Schichtpläne je Objekt, Rolle und Uhrzeit.
Zeiterfassung
Kommen, Pause, Gehen. Am Handy, ohne App.
Aufgaben, Kontrollen und Maßnahmen
Aus einer Aufgabe wird eine Maßnahme mit Frist.
Arbeitsscheine
Aus dem Einsatz wird der Leistungsnachweis.
Abwesenheiten
Urlaub und Krankmeldung stehen im Plan.
Objekte und Mitarbeitende
Alle Standorte und Teams an einem Ort.
Kunden, Angebote und Rechnungen
Vom Angebot bis zur bezahlten Rechnung.
Auswertungen
Geplante Stunden und Besetzung pro Objekt.
Verwaltung und Datenschutz
Zugriff, Steuerberatung und Daten unter Kontrolle.
Schichtplanung
Schichtpläne je Objekt, Rolle und Uhrzeit.
Du planst dein Team dort, wo gearbeitet wird: pro Objekt, pro Arbeitsbereich, pro Zeitfenster. Offene Schichten bleiben sichtbar, bis sie besetzt sind.
So läuft es ab
Objekt wählen, Schicht anlegen, Mitarbeitende zuweisen, offene Plätze im Blick behalten.
Schichten per Drag-and-drop verschieben
Fällt jemand aus, ziehst du die Schicht auf eine andere Person oder einen anderen Tag.
Schichtvorlagen
Wiederkehrende Schichten legst du einmal als Vorlage an und rollst sie über die Woche aus.
Offene Schichten erkennen
Unbesetzte und teilbesetzte Schichten sind markiert, inklusive Soll- und Ist-Besetzung.
Konflikte sehen
Überschneidungen, Ruhezeiten und fehlende Qualifikationen werden beim Planen angezeigt.
Vorschläge für die Besetzung
Zu einer offenen Schicht schlägt HeyAudit passende Mitarbeitende vor, sortiert nach Verfügbarkeit und Qualifikation.
Zeiterfassung
Kommen, Pause, Gehen. Am Handy, ohne App.
Mitarbeitende stempeln im Browser, Pausen laufen getrennt mit, und jede erfasste Zeit hängt an einer Schicht und damit an einem Objekt. Die Leitung gibt die Zeiten frei, bevor sie in die Abrechnung gehen.
So läuft es ab
Schicht öffnen, Arbeitszeit starten, Pause erfassen, Arbeitszeit beenden, Leitung gibt frei.
Start und Ende am Handy
Die Erfassung läuft im Browser, ohne App-Download und ohne Terminal an der Wand.
Pausen getrennt
Pause startet und endet als eigener Eintrag und wird von der Arbeitszeit abgezogen.
Zeiten am Objekt
Jede erfasste Zeit gehört zu einer Schicht und damit zu einem Objekt und Arbeitsbereich.
Plan gegen Ist
Die geplante Schichtzeit steht neben der tatsächlich erfassten, mit der Abweichung in Minuten.
Freigabe durch die Leitung
Erfasste Zeiten sind erst freigegeben, wenn jemand sie geprüft hat. Bis dahin stehen sie als offen.
Korrektur beantragen statt ändern
Wer sich vertippt hat, stellt einen Antrag. Die ursprüngliche Erfassung bleibt daneben stehen.
Ortung ist ab Werk aus
Solange sie aus ist, werden beim Stempeln keine Koordinaten erhoben und die Zeiteinträge führen keine Standortdaten. Der Ort ist dann das Objekt, an dem die Schicht hängt.
Standortnachweis, wenn der Auftraggeber ihn verlangt
Ein Betrieb kann die Erfassung freischalten. Gemessen wird dann nur im Moment des Stempelns, nie dazwischen, und die Führung sieht im Regelfall nur, ob der Stempel am Objekt lag. Die Freischaltung ist mitbestimmungspflichtig.
Aufgaben, Kontrollen und Maßnahmen
Aus einer Aufgabe wird eine Maßnahme mit Frist.
Aufgaben hängen an Objekt, Arbeitsbereich und wahlweise an einer Schicht. Die Mitarbeitenden haken sie vor Ort am Handy ab, mit Checkliste, Foto und Notiz. Was auffällt, wird zur Maßnahme mit verantwortlicher Person und Frist.
So läuft es ab
Aufgabe zuweisen, vor Ort abhaken, Mangel mit Foto belegen, Maßnahme anlegen, Frist setzen, erledigen.
Aufgaben am Objekt und an der Schicht
Jede Aufgabe trägt Objekt, Arbeitsbereich, Frist, Priorität und zuständige Person, wahlweise an eine Schicht gebunden.
Vor Ort abhaken
Die Mitarbeitenden starten die Aufgabe am Handy und schließen sie dort ab, ohne App-Download.
Checklisten aus dem Katalog
Fertige Vorlagen für Reinigung, Hygiene, Sicherheit und Wartung, oder selbst gebaut.
Foto und Notiz
Zu jedem Punkt lässt sich ein Foto und eine Notiz hinterlegen.
Fotopflicht, die auch greift
Ist für eine Aufgabe ein Foto vorgeschrieben, weist der Server den Abschluss ohne Foto zurück. Das ist eine Bedingung, kein Hinweis.
Maßnahmen zuweisen
Jede Maßnahme hat eine verantwortliche Person, eine Priorität und eine Frist.
Offene Maßnahmen sehen
Heute fällige und überfällige Maßnahmen stehen im Dashboard ganz oben.
Arbeitsscheine
Aus dem Einsatz wird der Leistungsnachweis.
Aus einer Schicht im Plan erstellst du mit einem Klick den Arbeitsschein. Die erfasste Arbeitszeit steht schon drin, Aufgaben und Checklisten der Schicht stehen als Nachweis dabei. Die Leitung prüft und gibt frei, danach ist der Schein gesperrt und abrechenbar.
So läuft es ab
Schicht öffnen, Arbeitsschein erstellen, Leistung eintragen, einreichen, freigeben, abrechnen.
Aus der Schicht erstellt
Objekt, Kunde, Datum und geplante Zeit kommen aus dem Einsatz. Pro Schicht entsteht genau ein Arbeitsschein, auch bei einem Doppelklick.
Arbeitszeit aus der Zeiterfassung
Beginn, Ende und Pause jeder eingesetzten Person werden übernommen. Eine noch laufende Buchung zählt erst nach dem Ausstempeln.
Einsätze außerhalb des Plans
Ein Arbeitsschein lässt sich auch ohne Schicht anlegen, mit Objekt, Datum und Arbeitszeit.
Prüfen und freigeben
Einreichen, freigeben oder mit Begründung zurückweisen. Jeder Schritt steht mit Name und Uhrzeit im Verlauf.
Nach der Freigabe gesperrt
Ein freigegebener Arbeitsschein lässt sich nicht mehr ändern. Die Sperre sitzt in der Datenbank, nicht nur in der Oberfläche.
Als PDF
Mit deinem Briefkopf, den Zeiten je Person, der erbrachten Leistung und Feldern für die Unterschrift auf Papier.
Direkt in die Rechnung
Freigegebene Arbeitsscheine eines Kunden werden mit deinem Stundensatz zu Rechnungspositionen. Ein Arbeitsschein wird nur einmal abgerechnet.
Abwesenheiten
Urlaub und Krankmeldung stehen im Plan.
Mitarbeitende beantragen Urlaub selbst, die Leitung entscheidet. Wer freigestellt ist, taucht nicht als besetzbare Schicht auf, und du merkst früh, wo eine Vertretung nötig wird.
So läuft es ab
Antrag stellen, Leitung genehmigt oder lehnt ab, betroffene Schichten erkennen, Vertretung zuweisen.
Antrag und Genehmigung
Der Antrag geht aus dem Portal an die Leitung. Er gilt nie automatisch als genehmigt, und der Mitarbeitende sieht den Stand.
Ganze und halbe Tage
Ein halber Tag geht vormittags oder nachmittags, mit der Definition, die im Betrieb hinterlegt ist.
Eigene Verfügbarkeit
Unabhängig vom Urlaub sagen Mitarbeitende, wann sie grundsätzlich können, einmalig oder jede Woche. Das braucht keine Genehmigung.
Verfügbarkeit im Plan
Abwesende Personen lassen sich nicht versehentlich einplanen, die Regelprüfung blockiert die Zuweisung.
Wirkt auf die Auslastung
Abwesenheitstage senken die verfügbare Kapazität der Woche.
Vertretung finden
Zur betroffenen Schicht zeigt HeyAudit auf Klick die nach Eignung sortierten Mitarbeitenden.
Objekte und Mitarbeitende
Alle Standorte und Teams an einem Ort.
Objekte, Teams, Qualifikationen und Verträge liegen zusammen. Du weißt jederzeit, wer wo eingesetzt werden darf.
So läuft es ab
Objekt anlegen, Team zuordnen, Qualifikationen hinterlegen, Einsatz planen.
Mehrere Objekte verwalten
Von einem Objekt bis zu vielen, ohne Setup-Pause dazwischen.
Teams und Rollen
Mitarbeitende gehören zu Teams, Teams zu Objekten. Rollen steuern, wer was darf.
Qualifikationen und Zertifikate
Wer welche Qualifikation hat und wann sie ausläuft, steht am Profil.
Verträge und Sollstunden
Wochenstunden und Vertragsdaten fließen in die Auslastung ein.
Objekte je Mitarbeitendem
Du legst fest, an welchen Objekten jemand eingesetzt werden kann.
Kunden, Angebote und Rechnungen
Vom Angebot bis zur bezahlten Rechnung.
Kunden mit Anschrift, Ansprechpartnern und ihren Objekten, Angebote mit einmaligen und monatlichen Leistungen, Rechnungen als PDF mit deinem Briefkopf. Alles hängt am selben Kunden wie deine Objekte und Einsätze.
So läuft es ab
Kunde anlegen, Objekte zuordnen, Angebot schreiben, Annahme vermerken, Rechnung stellen, Zahlung vermerken.
Kunden an einem Ort
Anschrift, Kundennummer, USt-IdNr., Ansprechpartner und zugeordnete Objekte, dazu alle Angebote, Rechnungen und Arbeitsscheine des Kunden auf einer Seite.
Angebote mit Vorlage
Positionen einmalig oder monatlich, optionale Positionen, Gültigkeit. Ein bestehendes Angebot dient als Vorlage für das nächste.
Rechnung aus Angebot oder Arbeitsscheinen
Ein angenommenes Angebot oder freigegebene Arbeitsscheine werden mit einem Klick zum Rechnungsentwurf.
Laufende Leistungen
Aus einer gestellten Rechnung entsteht die Folgerechnung für den nächsten Leistungszeitraum, mit denselben Positionen.
Fortlaufende Rechnungsnummer
Die Nummer wird erst beim Stellen vergeben, fortlaufend je Jahr. Danach ist die Rechnung gesperrt, korrigiert wird mit einer Stornorechnung.
Vollständigkeit vor dem Stellen
HeyAudit prüft vor dem Stellen, ob Anschriften, Steuernummer oder USt-IdNr., Leistungszeitraum und Positionen ausgefüllt sind.
Offen, überfällig, bezahlt
Zahlungseingänge vermerkst du selbst. Überfällige Rechnungen erkennt HeyAudit am Zahlungsziel.
PDF und CSV
Angebote und Rechnungen als PDF mit deinem Briefkopf, der Rechnungsausgang eines Zeitraums als CSV für die Buchhaltung.
Was HeyAudit hier nicht macht
Keine E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD, kein Versand aus der Anwendung und keine Buchhaltung. Das PDF verschickst du selbst.
Auswertungen
Geplante Stunden und Besetzung pro Objekt.
Wie viele Stunden sind wo verplant, welche Schichten bleiben offen, wie ist das Team ausgelastet. Grundlage ist der Plan, nicht erfasste Ist-Zeiten.
So läuft es ab
Woche wählen, Zahlen lesen, in die Mitarbeiterliste springen.
Geplante Stunden je Objekt
Aufsummiert über die gewählte Woche, je Objekt vergleichbar.
Offene und besetzte Schichten
Wie viel deiner Planung tatsächlich steht.
Auslastung im Team
Geplante Stunden gegen Sollstunden aus dem Vertrag.
Zeitraum frei wählen
Woche, Monat oder eigener Zeitraum, überall derselbe Filter.
Von der Kennzahl in die Liste
Ein Klick auf eine Zahl öffnet die Datensätze dahinter.
Verwaltung und Datenschutz
Zugriff, Steuerberatung und Daten unter Kontrolle.
Was du brauchst, um HeyAudit im Betrieb zu führen, ohne Vertriebsgespräch und ohne Datenrisiko.
So läuft es ab
Standorte buchen, Rollen vergeben, Daten exportieren, jederzeit kündigen.
Abrechnung je Standort
Standorte hinzufügen oder pausieren im Self-Service, ohne Paketwechsel.
Rollen und Berechtigungen
Objektleitung, Planung und Mitarbeitende sehen jeweils genau das, was sie brauchen.
Steuerberater-Zugang
Eine eigene Anmeldung für deine Kanzlei: sie sieht Kunden, Angebote, Rechnungen und Arbeitsscheine, nur lesend. Keine Personalakte, keine Lohndaten, jederzeit entziehbar.
Server in der EU
Datenhaltung und Verarbeitung innerhalb der Europäischen Union.
DSGVO-Export und Löschung
Vollständiger Datenexport nach Art. 15 DSGVO, Löschung mit Anonymisierung unter Wahrung der Aufbewahrungsfristen.
Was sich gegenüber Excel und WhatsApp ändert
Excel, Zettel und Chat
- · Der Plan liegt in einer Tabelle, die nur einer pflegt
- · Änderungen laufen über einzelne Nachrichten
- · Wer gerade frei hat, weiß man aus dem Kopf
- · Aufgaben stehen auf einem Zettel im Auto
- · Stunden werden am Monatsende zusammengesucht
Mit HeyAudit
- · Ein Plan, den das ganze Team sieht
- · Änderungen macht man einmal, nicht fünfmal
- · Abwesenheiten stehen direkt im Plan
- · Mängel werden zu Maßnahmen mit Frist
- · Geplante Stunden je Objekt stehen jederzeit bereit
Plane deine erste Woche in HeyAudit
Leg dein erstes Objekt an und plane die Woche direkt danach. Ohne Setup-Projekt und ohne Vertriebsgespräch.