Wochenplan je Objekt
Objekte als Zeilen, Tage als Spalten. Du siehst auf einen Blick, wo jemand fehlt.
Was HeyAudit kann
Schichten planen, Zeiten erfassen, Arbeitsscheine und Rechnungen schreiben, Kontrollen dokumentieren und die Auslastung im Blick behalten. Zusammenhängende Abläufe als Alternative zu getrennten Excel-Listen, Stundenzetteln und Objektordnern.
Software für Gebäudereinigung als Alternative zu einzelnen Tools · Digitale Objektakte mit QR-Code und Nachweisbericht
Schichtplanung
Schichtpläne je Objekt, Rolle und Uhrzeit.
Zeiterfassung
Kommen, Pause, Gehen. Am Handy, ohne App.
Aufgaben, Kontrollen und Maßnahmen
Aus einer Aufgabe wird eine Maßnahme mit Frist.
Arbeitsscheine
Aus dem Einsatz wird der Leistungsnachweis.
Abwesenheiten
Urlaub und Krankmeldung stehen im Plan.
Objekte und Mitarbeitende
Alle Standorte und Teams an einem Ort.
Kunden, Angebote und Rechnungen
Vom Angebot bis zur bezahlten Rechnung.
Auswertungen
Geplante Stunden und Besetzung pro Objekt.
Verwaltung und Datenschutz
Zugriff, Steuerberatung und Daten unter Kontrolle.
Schichtplanung
Schichtpläne je Objekt, Rolle und Uhrzeit.
Du planst dein Team dort, wo gearbeitet wird: pro Objekt, pro Arbeitsbereich, pro Zeitfenster. Offene Schichten bleiben sichtbar, bis sie besetzt sind.
So läuft es ab
Objekt wählen, Schicht anlegen, Mitarbeitende zuweisen, offene Plätze im Blick behalten.
Schichten per Drag-and-drop verschieben
Fällt jemand aus, ziehst du die Schicht auf eine andere Person oder einen anderen Tag.
Schichtvorlagen
Wiederkehrende Schichten legst du einmal als Vorlage an und rollst sie über die Woche aus.
Offene Schichten erkennen
Unbesetzte und teilbesetzte Schichten sind markiert, inklusive Soll- und Ist-Besetzung.
Konflikte sehen
Überschneidungen, Ruhezeiten und fehlende Qualifikationen werden beim Planen angezeigt.
Vorschläge für die Besetzung
Zu einer offenen Schicht schlägt HeyAudit passende Mitarbeitende vor, sortiert nach Verfügbarkeit und Qualifikation.
Zeiterfassung
Kommen, Pause, Gehen. Am Handy, ohne App.
Mitarbeitende stempeln im Browser, Pausen laufen getrennt mit, und jede erfasste Zeit hängt an einer Schicht und damit an einem Objekt. Die Leitung gibt die Zeiten frei, bevor sie in die Abrechnung gehen.
So läuft es ab
Schicht öffnen, Arbeitszeit starten, Pause erfassen, Arbeitszeit beenden, Leitung gibt frei.
Start und Ende am Handy
Die Erfassung läuft im Browser, ohne App-Download und ohne Terminal an der Wand.
Pausen getrennt
Pause startet und endet als eigener Eintrag und wird von der Arbeitszeit abgezogen.
Zeiten am Objekt
Jede erfasste Zeit gehört zu einer Schicht und damit zu einem Objekt und Arbeitsbereich.
Plan gegen Ist
Die geplante Schichtzeit steht neben der tatsächlich erfassten, mit der Abweichung in Minuten.
Freigabe durch die Leitung
Erfasste Zeiten sind erst freigegeben, wenn jemand sie geprüft hat. Bis dahin stehen sie als offen.
Korrektur beantragen statt ändern
Wer sich vertippt hat, stellt einen Antrag. Die ursprüngliche Erfassung bleibt daneben stehen.
Ortung ist ab Werk aus
Solange sie aus ist, werden beim Stempeln keine Koordinaten erhoben und die Zeiteinträge führen keine Standortdaten. Der Ort ist dann das Objekt, an dem die Schicht hängt.
Standortnachweis, wenn der Auftraggeber ihn verlangt
Ein Betrieb kann die Erfassung freischalten. Gemessen wird dann nur im Moment des Stempelns, nie dazwischen, und die Führung sieht im Regelfall nur, ob der Stempel am Objekt lag. Die Freischaltung ist mitbestimmungspflichtig.
Aufgaben, Kontrollen und Maßnahmen
Aus einer Aufgabe wird eine Maßnahme mit Frist.
Aufgaben hängen an Objekt, Arbeitsbereich und wahlweise an einer Schicht. Die Mitarbeitenden haken sie vor Ort am Handy ab, mit Checkliste, Foto und Notiz. Was auffällt, wird zur Maßnahme mit verantwortlicher Person und Frist.
So läuft es ab
Aufgabe zuweisen, vor Ort abhaken, Mangel mit Foto belegen, Maßnahme anlegen, Frist setzen, erledigen.
Aufgaben am Objekt und an der Schicht
Jede Aufgabe trägt Objekt, Arbeitsbereich, Frist, Priorität und zuständige Person, wahlweise an eine Schicht gebunden.
Vor Ort abhaken
Die Mitarbeitenden starten die Aufgabe am Handy und schließen sie dort ab, ohne App-Download.
Checklisten aus dem Katalog
Fertige Vorlagen für Reinigung, Hygiene, Sicherheit und Wartung, oder selbst gebaut.
Foto und Notiz
Zu jedem Punkt lässt sich ein Foto und eine Notiz hinterlegen.
Fotopflicht, die auch greift
Ist für eine Aufgabe ein Foto vorgeschrieben, weist der Server den Abschluss ohne Foto zurück. Das ist eine Bedingung, kein Hinweis.
Maßnahmen zuweisen
Jede Maßnahme hat eine verantwortliche Person, eine Priorität und eine Frist.
Offene Maßnahmen sehen
Heute fällige und überfällige Maßnahmen stehen im Dashboard ganz oben.
Arbeitsscheine
Aus dem Einsatz wird der Leistungsnachweis.
Aus einer Schicht im Plan erstellst du mit einem Klick den Arbeitsschein. Die erfasste Arbeitszeit steht schon drin, Aufgaben und Checklisten der Schicht stehen als Nachweis dabei. Die Leitung prüft und gibt frei, danach ist der Schein gesperrt und abrechenbar.
So läuft es ab
Schicht öffnen, Arbeitsschein erstellen, Leistung eintragen, einreichen, freigeben, abrechnen.
Aus der Schicht erstellt
Objekt, Kunde, Datum und geplante Zeit kommen aus dem Einsatz. Pro Schicht entsteht genau ein Arbeitsschein, auch bei einem Doppelklick.
Arbeitszeit aus der Zeiterfassung
Beginn, Ende und Pause jeder eingesetzten Person werden übernommen. Eine noch laufende Buchung zählt erst nach dem Ausstempeln.
Einsätze außerhalb des Plans
Ein Arbeitsschein lässt sich auch ohne Schicht anlegen, mit Objekt, Datum und Arbeitszeit.
Prüfen und freigeben
Einreichen, freigeben oder mit Begründung zurückweisen. Jeder Schritt steht mit Name und Uhrzeit im Verlauf.
Nach der Freigabe gesperrt
Ein freigegebener Arbeitsschein lässt sich nicht mehr ändern. Die Sperre sitzt in der Datenbank, nicht nur in der Oberfläche.
Monatliche Planungsblätter
Pro Mitarbeiter und Objekt ein Monatsblatt aus dem Schichtplan, mit freien Ist-Feldern, Bemerkungen und Unterschrift. Einzel- und Sammelausgabe, auch ohne Zeiterfassung.
Als PDF
Mit deinem Briefkopf, den Zeiten je Person, der erbrachten Leistung und Feldern für die Unterschrift auf Papier.
Direkt in die Rechnung
Freigegebene Arbeitsscheine eines Kunden werden mit deinem Stundensatz zu Rechnungspositionen. Ein Arbeitsschein wird nur einmal abgerechnet.
Abwesenheiten
Urlaub und Krankmeldung stehen im Plan.
Mitarbeitende beantragen Urlaub selbst, die Leitung entscheidet. Wer freigestellt ist, taucht nicht als besetzbare Schicht auf, und du merkst früh, wo eine Vertretung nötig wird.
So läuft es ab
Antrag stellen, Leitung genehmigt oder lehnt ab, betroffene Schichten erkennen, Vertretung zuweisen.
Antrag und Genehmigung
Der Antrag geht aus dem Portal an die Leitung. Er gilt nie automatisch als genehmigt, und der Mitarbeitende sieht den Stand.
Ganze und halbe Tage
Ein halber Tag geht vormittags oder nachmittags, mit der Definition, die im Betrieb hinterlegt ist.
Eigene Verfügbarkeit
Unabhängig vom Urlaub sagen Mitarbeitende, wann sie grundsätzlich können, einmalig oder jede Woche. Das braucht keine Genehmigung.
Verfügbarkeit im Plan
Abwesende Personen lassen sich nicht versehentlich einplanen, die Regelprüfung blockiert die Zuweisung.
Wirkt auf die Auslastung
Abwesenheitstage senken die verfügbare Kapazität der Woche.
Vertretung finden
Zur betroffenen Schicht zeigt HeyAudit auf Klick die nach Eignung sortierten Mitarbeitenden.
Objekte und Mitarbeitende
Alle Standorte und Teams an einem Ort.
Objekte, Teams, Qualifikationen und Verträge liegen zusammen. Du weißt jederzeit, wer wo eingesetzt werden darf.
So läuft es ab
Objekt anlegen, Team zuordnen, Qualifikationen hinterlegen, Einsatz planen.
Mehrere Objekte verwalten
Von einem Objekt bis zu vielen, ohne Setup-Pause dazwischen.
Teams und Rollen
Mitarbeitende gehören zu Teams, Teams zu Objekten. Rollen steuern, wer was darf.
Qualifikationen und Zertifikate
Wer welche Qualifikation hat und wann sie ausläuft, steht am Profil.
Verträge und Sollstunden
Wochenstunden und Vertragsdaten fließen in die Auslastung ein.
Objekte je Mitarbeitendem
Du legst fest, an welchen Objekten jemand eingesetzt werden kann.
Objektakte
Einsätze, Zeiten, Aufgaben, Kontrollen, Fotos, Mängel, Arbeitsscheine und Rechnungen eines Objekts in einer Chronik, mit Dokumentationsstand.
QR-Code am Objekt
Öffnet Zugeordneten nach der Anmeldung die Objektzentrale: Arbeitszeit starten, Aufgaben erledigen, Mangel mit Foto melden. Der Scan bucht selbst keine Zeit.
Soll und Ist heute
Wer am Objekt geplant ist, wer da ist, wer fehlt und wer vertritt.
Nachweisbericht als PDF
Für einen frei gewählten Zeitraum, mit Fotos und Unterschriften als nummerierte Anlagen.
Helio fragen (Pro)
Der KI-Assistent erklärt den Stand des Objekts und bereitet Mängel und Maßnahmen als Vorschlag vor. Gespeichert wird erst nach deinem Klick. Enthalten im Pro-Tarif.
Kunden, Angebote und Rechnungen
Vom Angebot bis zur bezahlten Rechnung.
Kunden mit Anschrift, Ansprechpartnern und ihren Objekten, Angebote mit einmaligen und monatlichen Leistungen, Rechnungen als PDF mit deinem Briefkopf. Alles hängt am selben Kunden wie deine Objekte und Einsätze.
So läuft es ab
Kunde anlegen, Objekte zuordnen, Angebot schreiben, Annahme vermerken, Rechnung stellen, Zahlung buchen, bei Bedarf erinnern und mahnen.
Kunden an einem Ort
Anschrift, Kundennummer, USt-IdNr., Ansprechpartner und zugeordnete Objekte, dazu alle Angebote, Rechnungen und Arbeitsscheine des Kunden auf einer Seite.
Angebote mit Vorlage
Positionen einmalig oder monatlich, optionale Positionen, Gültigkeit. Ein bestehendes Angebot dient als Vorlage für das nächste.
Rechnung aus Angebot oder Arbeitsscheinen
Ein angenommenes Angebot oder freigegebene Arbeitsscheine werden mit einem Klick zum Rechnungsentwurf.
Laufende Leistungen
Aus einer gestellten Rechnung entsteht die Folgerechnung für den nächsten Leistungszeitraum, mit denselben Positionen.
Fortlaufende Rechnungsnummer
Die Nummer wird erst beim Stellen vergeben, fortlaufend je Jahr. Danach ist die Rechnung gesperrt, korrigiert wird mit einer Stornorechnung.
Vollständigkeit vor dem Stellen
HeyAudit prüft vor dem Stellen, ob Anschriften, Steuernummer oder USt-IdNr., Leistungszeitraum und Positionen ausgefüllt sind.
Offen, überfällig, bezahlt
Zahlungseingänge vermerkst du selbst. Überfällige Rechnungen erkennt HeyAudit am Zahlungsziel.
PDF und CSV
Angebote und Rechnungen als PDF mit deinem Briefkopf, der Rechnungsausgang eines Zeitraums als CSV für die Buchhaltung.
E-Rechnung
HeyAudit erzeugt aus derselben Rechnung XRechnung 3.0 (UBL) und ZUGFeRD im Profil EN 16931 (PDF/A-3 mit eingebettetem XML). Vor dem Stellen wird die E-Rechnung gegen die offiziellen Schemas und Geschäftsregeln geprüft; eine ungültige Rechnung wird nicht gestellt. Das geprüfte Original wird abgelegt und bei Download und Versand unverändert geliefert. Das Format hinterlegst du je Kunde, für öffentliche Auftraggeber mit Leitweg-ID.
Was HeyAudit hier nicht macht
Keine Buchhaltung, kein Versand über Peppol oder Behördenportale und keine Steuerberatung. Ob eine Steuerbefreiung zutrifft, verantwortet dein Betrieb.
Auswertungen
Geplante Stunden und Besetzung pro Objekt.
Wie viele Stunden sind wo verplant, welche Schichten bleiben offen, wie ist das Team ausgelastet. Grundlage ist der Plan, nicht erfasste Ist-Zeiten.
So läuft es ab
Woche wählen, Zahlen lesen, in die Mitarbeiterliste springen.
Geplante Stunden je Objekt
Aufsummiert über die gewählte Woche, je Objekt vergleichbar.
Offene und besetzte Schichten
Wie viel deiner Planung tatsächlich steht.
Auslastung im Team
Geplante Stunden gegen Sollstunden aus dem Vertrag.
Zeitraum frei wählen
Woche, Monat oder eigener Zeitraum, überall derselbe Filter.
Von der Kennzahl in die Liste
Ein Klick auf eine Zahl öffnet die Datensätze dahinter.
Umsatz und Kosten je Objekt. Auf einen Blick.
Wissen, was ein Objekt trägt
Fakturierter Umsatz gegen die direkten Personalkosten, als Deckungsbeitrag und Marge je Objekt, Kunde, Mitarbeiter oder Leistung. Fehlt ein Wert, steht dort „fehlt“ statt einer Null.
Verlauf statt Momentaufnahme
Wie sich ein Objekt Monat für Monat entwickelt. In der Kreuztabelle stellst du zwei Merkmale frei gegenüber, etwa Kunde gegen Monat. Ab dem Business-Tarif.
Verwaltung und Datenschutz
Zugriff, Steuerberatung und Daten unter Kontrolle.
Was du brauchst, um HeyAudit im Betrieb zu führen, ohne Vertriebsgespräch und ohne Datenrisiko.
So läuft es ab
Tarif wählen, Rollen vergeben, Daten jederzeit exportieren.
Tarif im Self-Service
Abgerechnet wird je Tarif, nicht je Objekt oder Modul. Tarif wechseln und Zahlungsdaten pflegen im Self-Service.
Rollen und Berechtigungen
Objektleitung, Planung und Mitarbeitende sehen jeweils genau das, was sie brauchen.
Steuerberater-Zugang
Eine eigene Anmeldung für deine Kanzlei, nur lesend und jederzeit entziehbar. Rechnungsdaten und die gesonderte Freigabe von Abrechnungsdaten haben unterschiedliche Rechte. Der Umfang richtet sich nach Tarif und ausdrücklicher Berechtigung.
Betrieb in Frankfurt
Anwendung, Datenbank und Dateien laufen in Frankfurt am Main. KI-Funktionen wie Helio nutzen OpenAI mit Sitz in den USA, Details in der Datenschutzerklärung.
DSGVO-Export und Löschung
Vollständiger Datenexport nach Art. 15 DSGVO, Löschung mit Anonymisierung unter Wahrung der Aufbewahrungsfristen.
Wie aus Checklisten, Mängeln und Maßnahmen ein dokumentiertes internes Audit wird, steht unter Interne Audits und Auditdokumentation.
Elf Abläufe für Gebäudereinigung und Facility Services
Vom monatlichen Arbeitsschein bis zum Rechnungsabgleich: Hier siehst du, welche Aufgaben HeyAudit verbindet. Der enthaltene Umfang richtet sich nach Tarif und Berechtigung.
01 · Verfügbar
Monatliche Arbeitsscheine als PDF
Pro Mitarbeiter und Objekt ein Monatsblatt mit geplanten Einsätzen, freien Ist-Feldern, Bemerkungen und Unterschrift. Einzelne Blätter oder alle Arbeitsscheine zusammen drucken, auch ohne digitale Zeiterfassung.
Alternative zum bisherigen Ablauf: Manuell gepflegte Word-Vorlagen und Papier-Monatspläne.
02 · Verfügbar
Arbeitszeiten nachvollziehbar prüfen
Soll- und Ist-Zeiten je Objekt vergleichen, Korrekturen beantragen und die ursprüngliche Erfassung nachvollziehen. Genehmigte Mehrarbeit und Abrechnungsentscheidungen bleiben eigene fachliche Schritte.
Alternative zum bisherigen Ablauf: Zeitabweichungen in Tabellen und einzelnen E-Mails klären.
03 · Verfügbar
Arbeitszeiten gesammelt freigeben
Mehrere passende Zeitbuchungen gemeinsam prüfen und freigeben. Offene Abweichungen und Korrekturanträge bleiben sichtbar. Der Umfang der erweiterten Monatsprüfung richtet sich nach dem freigeschalteten Produktstand.
Alternative zum bisherigen Ablauf: Jede Zeitbuchung einzeln aufrufen.
04 · Verfügbar
Objektakte mit QR-Code, Soll/Ist und Nachweisbericht
Zugeordnete Mitarbeiter, Einsätze, Zeiten, Aufgaben, Kontrollen, Fotos, Mängel und Nacharbeiten am Objekt nachvollziehen. Ein QR-Code am Objekt öffnet Zugeordneten die Objektzentrale, die Karte Heute am Objekt zeigt Soll und Ist, und der Nachweisbericht fasst einen Zeitraum als PDF zusammen. Objektleitung und Mitarbeitende sehen die Inhalte entsprechend ihren Rechten.
Alternative zum bisherigen Ablauf: Objektordner, Fotogalerien und verteilte Chatnachrichten.
05 · Teilweise verfügbar
Stundenkonto und Plus-/Minusgrenzen
Der vorhandene Kontostand zeigt gebuchte Minuten und ihre Herkunft. Individuelle Plus-/Minusgrenzen mit automatischen Hinweisen sind hier noch nicht als live bestätigt. Geplante Auslastung ist kein tatsächlicher Kontostand.
Alternative zum bisherigen Ablauf: Zusätzliche Excel-Tabelle für Zeitguthaben.
06 · Ab Business
Abrechnungsvorbereitung und Steuerberaterzugang
Freigegebene Zeiten und Vergütungsdaten monatlich für die Bruttoabrechnung vorbereiten. Exporte und Steuerberaterzugänge richten sich nach Tarif und ausdrücklich freigegebenen Daten. Nettolohn und Steuerberechnung bleiben im Abrechnungssystem.
Alternative zum bisherigen Ablauf: Stunden und Abwesenheiten am Monatsende zusammensuchen.
07 · Verfügbar
Mitarbeiterzugang im Browser, ohne App
Mitarbeitende öffnen ihren Zugang am Handy und melden sich im Browser an. Zugeordnete Einsätze, eigene Zeiten und freigegebene Informationen sind ohne App-Installation erreichbar. Papierverfahren können ergänzen.
Alternative zum bisherigen Ablauf: Zusätzliche App-Installation für das Team.
08 · Ab Business
Monatsreporting und Wirtschaftlichkeit je Objekt
Vereinbarte Werte, fakturierte Umsätze, einzelne Zahlungseingänge und Personalkosten je Kunde und Objekt im Monat gegenüberstellen. Fehlende Daten bleiben erkennbar und werden nicht geschätzt.
Alternative zum bisherigen Ablauf: Separate Monatsberichte aus mehreren Tabellen.
09 · Verfügbar
Wiederkehrende Rechnungen und offene Posten
Monatliche Festaufträge gesammelt als Rechnungsentwürfe vorbereiten. Teilzahlungen, Restbeträge und Mahnungen bleiben nachvollziehbar. Für Kunden mit hinterlegtem Format entsteht die Rechnung als geprüfte XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung.
Alternative zum bisherigen Ablauf: Monatliche Festaufträge immer wieder manuell übertragen.
10 · Verfügbar
Zahlungseingänge je Rechnung erfassen
Jeden Zahlungseingang erfasst du als eigene Buchung an der Rechnung, auch Teilzahlungen. Restbetrag, Status und offene Posten rechnet HeyAudit daraus nach. Eine direkte Verbindung zu deinem Bankkonto gibt es nicht.
Alternative zum bisherigen Ablauf: Zahlungseingänge in einer eigenen Tabelle nachhalten.
11 · Verfügbar
E-Rechnung: XRechnung und ZUGFeRD
HeyAudit erzeugt aus derselben Rechnung XRechnung 3.0 (UBL) und ZUGFeRD im Profil EN 16931 (PDF/A-3 mit eingebettetem XML). Vor dem Stellen wird die E-Rechnung gegen die offiziellen Schemas und Geschäftsregeln geprüft; eine ungültige Rechnung wird nicht gestellt. Das geprüfte Original wird abgelegt und bei Download und Versand unverändert geliefert. Das Format hinterlegst du je Kunde, für öffentliche Auftraggeber mit Leitweg-ID.
Alternative zum bisherigen Ablauf: PDF-Rechnungen von Hand in ein E-Rechnungsportal übertragen.
Ein gewöhnliches PDF ist keine E-Rechnung; XRechnung und ZUGFeRD entstehen nur für Kunden, bei denen das Format hinterlegt ist. Abrechnungsvorbereitung ersetzt keine vollständige Buchhaltung. Preise und Tarifgrenzen findest du auf der Preisseite.
Was sich gegenüber Excel und WhatsApp ändert
Excel, Zettel und Chat
- · Der Plan liegt in einer Tabelle, die nur einer pflegt
- · Änderungen laufen über einzelne Nachrichten
- · Wer gerade frei hat, weiß man aus dem Kopf
- · Aufgaben stehen auf einem Zettel im Auto
- · Stunden werden am Monatsende zusammengesucht
Mit HeyAudit
- · Ein Plan, den das ganze Team sieht
- · Änderungen macht man einmal, nicht fünfmal
- · Abwesenheiten stehen direkt im Plan
- · Mängel werden zu Maßnahmen mit Frist
- · Geplante Stunden je Objekt stehen jederzeit bereit
Plane deine erste Woche in HeyAudit
Leg dein erstes Objekt an und plane die Woche direkt danach. Ohne Setup-Projekt und ohne Vertriebsgespräch.