Die digitale Arbeitsplattform für Service-Teams
Von der Angebotserstellung über Objekt- und Schichtplanung, Zeiterfassung und Aufgaben bis hin zu Kalkulation, Qualitätsnachweisen und Rechnungsstellung: alles zentral für Gebäudereinigung, Facility Management und mobile Serviceteams.
14 Tage kostenlos testen, bis Testende kostenlos kündbar. Ohne Installation, im Browser und auf dem Handy.
Im Wochenplan siehst du je Objekt, wer eingeplant ist und welche Schicht noch offen ist. Deine Mitarbeitenden sehen ihre nächste Schicht in der App, mit Adresse und Route zum Objekt. Helio bereitet auf Wunsch einen Entwurf für die Woche vor. Wirksam wird er erst, wenn du ihn freigibst.
Amina K.Mo 06:00 · Büro Köln
Jonas M.Mo 18:00 · Praxis Ehrenfeld
Lea S.Di 14:00 · Lager Leverkusen
Schichtplan · KW 37
3 Objekte · 9 Schichten · 8 besetzt
| Objekt | Mo | Di | Mi | Do | Fr |
|---|---|---|---|---|---|
| Büro KölnUnterhaltsreinigung | 06:00Amina K. | 06:00Amina K. | 06:00Offen | 06:00Amina K. | 06:00Amina K. |
| Praxis EhrenfeldPraxisreinigung | 18:00Jonas M. | keine Schicht | 18:00Jonas M. | keine Schicht | 18:00Jonas M. |
| Lager LeverkusenHausmeisterdienst | keine Schicht | 14:00Lea S. | keine Schicht | keine Schicht | keine Schicht |
Montag
Dienstag
Mittwoch
Donnerstag
Freitag
Büro Köln
Montag, 06:00–09:00 Uhr
Unterhaltsreinigung
Lager Leverkusen
Hausmeisterdienst · Di 14:00–17:00
Stempeln am Objekt, Standort optional geprüft (150 m Radius)
Objekt-QR
Büro Köln, Eingang
Am Objekt gescannt öffnet er nach der Anmeldung die Objektzentrale mit allem für den Einsatz.
Nachweisbericht als PDF, mit Fotos und Unterschrift
Schichten je Tag
KW 37 · besetzt und offen
8 besetzt 1 offen
Helio
Entwurf für KW 37: 8 Zuweisungen vorgeschlagen, 1 Schicht offen. Für Mittwoch im Büro Köln ist niemand verfügbar.
Noch nichts geändert, du prüfst und gibst frei.
HeyAudit verbindet alles, was an einem Objekt passiert. Jede Station baut auf der vorigen auf, deshalb musst du nichts zwischen Programmen übertragen.
Schichten und flexible Einsätze je Objekt, mit den passenden Mitarbeitenden.
QR-Code am Objekt scannen, Arbeitszeit starten. Soll und Ist auf einen Blick.
Aufgaben und Checklisten am Handy, mit Foto und Unterschrift.
Mangel mit Foto, Maßnahme mit Frist, Freigabe durch die Leitung.
Objektakte und Nachweisbericht als PDF für den Auftraggeber.
Freigegebene Arbeitsscheine werden zur Rechnung, ohne erneute Eingabe.
Vom Angebot bis zum Lohn
Du planst die Woche je Objekt und siehst offene Einsätze sofort. Fällt jemand aus, schlägt dir HeyAudit passende Vertretungen vor, nach Qualifikation und freien Stunden. Dein Team sieht seine Einsätze und Aufgaben im Portal.
Einsatzplanung entdeckenWoche 43 · Büro Köln
Besetzung je Tag
Deine Aufgaben
Amina K. · heute · 3 Aufgaben
Branchen
Wähle deine Branche und sieh, welche Funktionen zu deinem Alltag passen.
Reinigungsbetriebe und Gebäudedienstleister
Viele Objekte, wiederkehrende Einsätze und Teams, die abends oder früh morgens allein vor Ort sind. Dafür ist HeyAudit gebaut.
Typischer Alltag
Eine Kraft fällt aus, die Vertretung kennt das Objekt nicht, und der Auftraggeber fragt nach dem Nachweis für den letzten Monat.
Reinigungskraft reinigt die Glasfront in der Eingangshalle eines Bürogebäudes
Mehrere Objekte, wechselnde Einsätze und ein Team, das selten im Büro ist. HeyAudit beantwortet die Fragen aus einem gemeinsamen Plan statt aus Listen, Zetteln und Nachrichten.
Im Schichtplan steht jede Schicht an ihrem Objekt, mit Uhrzeit und eingeteilter Person. Dein Team sieht den eigenen Einsatz mit Adresse und Ansprechpartner am Handy.
Urlaub und Krankmeldungen stehen im Plan. Offene oder nur halb besetzte Schichten fallen sofort auf, und du siehst, wer dafür verfügbar ist.
Dein Team stempelt am Handy: Kommen, Pause, Gehen. Geplante und erfasste Zeiten stehen je Objekt nebeneinander, und du gibst sie frei.
Aufgaben und Checklisten hängen am Objekt und an der Schicht. Erledigtes wird vor Ort abgehakt, auf Wunsch mit Foto und Notiz.
Was auffällt, wird mit Foto und Ort gemeldet und zur Maßnahme mit verantwortlicher Person und Frist. Offene Punkte bleiben sichtbar, bis sie erledigt sind.
Aus erledigten Leistungen, Mängeln und Maßnahmen entsteht ein Leistungsnachweis je Objekt, den die Leitung als PDF, per Link oder E-Mail bereitstellt.
Helio · KI in HeyAudit
Helio ist der KI-Assistent in HeyAudit. Du fragst in normaler Sprache nach dem Wochenplan, nach offenen Aufgaben oder danach, wo noch Personal fehlt. Helio liest dafür deine Daten in HeyAudit und antwortet kurz und verständlich. Änderungen, die Personen, Geld oder Rechte betreffen, werden erst wirksam, wenn du sie freigibst.
Helio ist im Pro-Tarif enthalten, mit 500 KI-Aktionen im Monat. Im 14-Tage-Test kannst du Helio mit 50 KI-Aktionen ausprobieren. Preise ansehen
Frage: Wie sieht diese Woche aus?
Schichten eines Zeitraums lesen
Beispielantwort von Helio: Diese Woche sind 84 Schichten geplant, 78 davon sind besetzt.
Du: Jana ist krank. Wer kann morgen die Frühschicht im Bürohaus Rheinpark übernehmen?
Helio: Ich prüfe die Frühschicht morgen im Bürohaus Rheinpark: Verfügbarkeit, Abwesenheiten, Qualifikation, Wochenstunden, Zuständigkeit.
Vorschläge, noch nichts geändert
Helio: Aylin K. passt am besten. Wen soll ich einplanen?
Du: Nimm Aylin.
Schicht aktualisiert
Aylin K. ist für morgen 06:00 bis 10:00 eingeplant, als Vertretung für Jana.
Helio schlägt vorDu entscheidest
Tippen oder diktieren, so wie du eine Kollegin fragen würdest. Helio liest dafür Schichtplan, Aufgaben, Abwesenheiten und Mängel in deinem HeyAudit.
Wo in den nächsten sieben Tagen Personal fehlt, wer abwesend ist, was im Wochenentwurf offen bleibt und warum. Veröffentlicht wird der Plan erst durch dich.
Überfällige Maßnahmen, offene Mängel und der Stand eines Objekts in einer kurzen Antwort. Helio sieht dabei nur, was du selbst sehen darfst.
HeyAudit unterstützt Teams dabei, interne Prüfungen und Audits mobil durchzuführen, Nachweise zu sammeln und Abweichungen mit Maßnahmen nachzuverfolgen. Welche Normen relevant sind, hängt von Branche, Auftrag und Leistungsumfang ab.
Qualitäts-, Umwelt- und Arbeitsschutzmanagement; für medizinische Einrichtungen gelten zusätzliche Reinigungsanforderungen.
DIN 13063 nur für Krankenhäuser und andere medizinische Einrichtungen.
Managementsysteme für Facility Services, Qualität, Umwelt und Arbeitsschutz.
ISO 50001:2018 kommt hinzu, wenn Energiemanagement Teil des Anwendungsfalls ist.
Normbezüge für Qualitätsmanagement in Gesundheitsversorgung und ambulanten Diensten – passend zum tatsächlichen Leistungsbereich.
Gesetzliche Qualitätsprüfungen, etwa nach SGB XI, bleiben davon getrennt.
HeyAudit stellt keine ISO-Zertifikate aus und garantiert keine Zertifizierung oder Normkonformität. ISO 19011 ist ein Leitfaden für Audits, keine zertifizierbare Norm. Die Zertifizierung erfolgt durch eine unabhängige Zertifizierungsstelle.
Normen und Auditumfang ansehenObjekte, Schichten, Zeiten, monatliche Arbeitsscheine und Abrechnungsvorbereitung in einem Zusammenhang. Vergleiche die verfügbaren Funktionen und Erweiterungen für deinen Reinigungsbetrieb.
Software für Gebäudereinigung kennenlernenTipp auf eine Frage, um die Antwort zu sehen.
HeyAudit ist eine Software für Gebäudereinigungen und objektbasierte Dienstleister. Sie verbindet den Ablauf an einem Objekt: planen, Mitarbeitende zuweisen, Anwesenheit erfassen, Arbeit dokumentieren, Qualität kontrollieren, Mängel beheben, Nachweise bereitstellen und Leistungen abrechnen. Reinigungskräfte arbeiten am Handy im Browser, Büro und Objektleitung sehen denselben Stand.
Im Mittelpunkt stehen kleine Gebäudereinigungsbetriebe mit mehreren regelmäßig betreuten Objekten, besonders wenn Einsätze, Stundenzettel und Rückfragen bisher über Excel, Papier und Nachrichten laufen. In einer Demo prüfen wir gemeinsam, ob der Ablauf zu deinem Betrieb passt.
Ja. Du hinterlegst je Person, an welchen Objekten sie eingesetzt werden kann, auch befristet. Beim Planen siehst du direkt, wer für ein Objekt in Frage kommt und wer bereits an einem anderen Objekt eingeteilt ist.
Ja. Die Mitarbeiter-App zeigt die nächste Schicht mit Objekt und Adresse, den Schichtkalender, die Aufgaben und das eigene Profil. Sie läuft im Browser, ein App-Download ist nicht nötig, und jede Person wählt eine von 16 Sprachen. Wer keine E-Mail-Adresse hat, bekommt den Zugang über die Objektleitung.
Mitarbeitende stempeln am Handy im Browser: Kommen, Pause, Gehen. Pausen laufen als eigener Eintrag und werden abgezogen, jede Zeit gehört zu einer Schicht und damit zu einem Objekt. Neben der erfassten steht die geplante Zeit mit der Abweichung. Die Leitung gibt die Zeiten frei, bevor sie in die Abrechnung gehen; wer sich vertippt hat, beantragt eine Korrektur, und die ursprüngliche Erfassung bleibt daneben stehen.
Nicht von allein. Die Standorterfassung ist ab Werk aus, und solange sie aus ist, werden keine Koordinaten erhoben und die Zeiteinträge führen keine Standortdaten. Der Ort einer erfassten Zeit ist dann das Objekt, an dem die Schicht hängt. Ein Betrieb kann sie freischalten, wenn Auftraggeber einen Nachweis verlangen. Dann wird ausschließlich im Moment des Stempelns gemessen, nie dazwischen: es gibt keine laufende Standortspur. Die Führung sieht im Regelfall nur die Bewertung, ob der Stempel am Objekt lag. Die Freischaltung ist nach BetrVG Paragraph 87 mitbestimmungspflichtig.
Ja, mit Art und Zeitraum je Person. Mitarbeitende beantragen Urlaub im Portal, ganztägig oder halbtags, und die Leitung genehmigt oder lehnt ab; ein Antrag gilt nie automatisch als genehmigt. Wer abwesend ist, lässt sich nicht versehentlich einplanen: die Regelprüfung blockiert die Zuweisung, und die Abwesenheit senkt die verfügbare Kapazität der Woche. Krankmeldungen bleiben ein eigener Vorgang und trägt die Planung ein.
Ja. Eine Aufgabe hängt an einem Objekt, einem Arbeitsbereich und wahlweise an einer Schicht, mit Frist, Priorität und zuständiger Person. Die Mitarbeitenden starten sie am Handy und haken sie vor Ort ab, mit Checkliste, Foto und Notiz. Ist für eine Aufgabe ein Foto vorgeschrieben, lässt der Server sie ohne Foto nicht abschließen. Was auffällt, wird zur Maßnahme mit verantwortlicher Person, Priorität und Frist.
Jedes Objekt bekommt Adresse, Kunde, Ansprechpartner, Arbeitsbereiche und bei Bedarf Vertragsstunden und Servicezeiten. Schichten, Aufgaben und Auswertungen hängen jeweils am Objekt, sodass du auch bei vielen Objekten den Überblick behältst.
Aus dem, was am Objekt dokumentiert wurde, entsteht ein Bericht: erledigte Leistungen, Mängel mit Foto und offene Maßnahmen. Die Leitung stellt ihn als PDF, per Link oder per E-Mail bereit. Zusätzlich fasst der Nachweisbericht der Objektakte einen frei gewählten Zeitraum mit Zeiten, Kontrollen, Mängeln, Arbeitsscheinen und allen Fotos und Unterschriften als nummerierte Anlagen zusammen.
Die Objektakte zeigt alles zu einem Objekt an einem Ort: Schichten, Zeiten, Aufgaben, Kontrollen, Fotos, Unterschriften, Mängel, Maßnahmen, Arbeitsscheine und Rechnungen, mit Person und Zeitpunkt. Ein QR-Code am Objekt öffnet nach der Anmeldung die Objektzentrale am Handy, und der Dokumentationsstand zeigt, welcher Nachweis noch fehlt.
Ja. Je Objekt steht Soll gegen Ist: wer geplant ist, wer gerade eingestempelt ist, wer fehlt und wer vertritt. Bestätigte Abwesenheiten nehmen eine Person aus dem Soll, flexible Einsatztage ohne feste Uhrzeit gelten nie als verspätet.
Helio ist ein KI-Assistent und im Pro-Tarif enthalten. Er beantwortet Fragen zur Bedienung, erklärt den Stand eines Objekts und zeigt fehlende Nachweise. Einen Mangel, eine Maßnahme oder eine Zuweisung bereitet Helio nur als Vorschlag vor; gespeichert wird erst nach deinem Klick, mit deinen Rechten, und jeder Schritt wird protokolliert. Bedienfragen beantwortet in jedem Tarif auch das Hilfe-Wiki in der App, ohne KI.
Nein. HeyAudit unterstützt die Abrechnungsvorbereitung mit freigegebenen Zeiten, Bruttobeträgen und Exporten für DATEV und Lexware. Die vollständige Lohnabrechnung mit Steuern, Sozialversicherung und Nettolohn bleibt bei deinem Abrechnungssystem oder Steuerbüro.
Du testest 14 Tage kostenlos. Wählst du beim Start einen Tarif, hinterlegst du dabei deine Zahlungsdaten; belastet wird erst nach Ablauf der 14 Tage, und bis zum Testende kannst du kostenlos kündigen. Danach läuft der Vertrag 12 Monate, auch bei monatlicher Zahlung. Registrierst du dich ohne Tarifwahl, brauchst du zunächst keine Zahlungsdaten. Abgerechnet wird danach je Tarif, nicht je Objekt: Starter, Business oder Pro, monatlich oder jährlich.
HeyAudit unterstützt interne Prüfungen und Audits mit digitalen Checklisten, dokumentierten Nachweisen sowie der Nachverfolgung von Abweichungen und Maßnahmen. Das kann die Vorbereitung auf ein externes Audit unterstützen. HeyAudit stellt keine ISO-Zertifikate aus und garantiert keine Zertifizierung oder Normkonformität; darüber entscheidet eine unabhängige Zertifizierungsstelle.
Je nach Auftrag und Leistungsumfang können ISO 9001 für Qualitätsmanagement, ISO 14001 für Umweltmanagement, ISO 45001 für Arbeits- und Gesundheitsschutz und im Facility Management ISO 41001 relevant sein. ISO 50001 betrifft Energiemanagement. Für Reinigungsdienstleistungen beschreibt DIN EN 13549 Qualitätsmesssysteme; DIN 13063 gilt für Krankenhäuser und andere medizinische Einrichtungen. Die Normenübersicht erläutert Anwendungsbereich und Ausgabe.
Das hängt vom konkreten Leistungsbereich ab. ISO 7101 und DIN EN 15224 behandeln Qualitätsmanagement in der Gesundheitsversorgung; sie gelten nicht automatisch für jeden mobilen sozialen Dienst. Gesetzliche Qualitätsanforderungen und Prüfungen, etwa nach SGB XI, sind getrennt von einer freiwilligen ISO-Zertifizierung zu betrachten.
Ja. Über „Demo vereinbaren“ buchst du einen Termin, in dem wir HeyAudit an deinen Reinigungsobjekten und Schichten zeigen. Wenn du lieber selbst startest, kannst du dich auch direkt registrieren.
