Interne Audits

Interne Audits digital durchführen und dokumentieren.

HeyAudit unterstützt operative Teams in Gebäudereinigung, Facility Management und ambulanten Diensten dabei, Prüfungen vor Ort durchzuführen, Abweichungen festzuhalten und Maßnahmen bis zum Abschluss nachzuverfolgen. So liegen die Nachweise vor, wenn ein externes Audit ansteht.

Kostenlos testen

HeyAudit stellt keine ISO-Zertifikate aus und garantiert keine Zertifizierung. Was HeyAudit leistet und was nicht.

Kurz gesagt

Zuletzt geprüft:

Was
HeyAudit ist eine Software, mit der Betriebe interne Audits und Prüfungen digital durchführen und dokumentieren: Checkliste, Foto, Abweichung, Maßnahme und Verlauf an einer Stelle.
Für wen
Für operative Teams in Gebäudereinigung, Facility Management und ambulanten Pflege- und Betreuungsdiensten.
Ablauf
Prüfliste festlegen, Termine planen, am Handy vor Ort prüfen, Abweichungen als Mangel festhalten, Maßnahmen bis zur Freigabe verfolgen, Nachweise bereitstellen.
Zugang
Im Browser am Handy und am Rechner, ohne Installation. Die Oberfläche gibt es in 12 Sprachen.
Grenze
HeyAudit unterstützt interne Audits und die Vorbereitung auf externe Audits. Es stellt keine ISO-Zertifikate aus und garantiert keine Zertifizierung.
Preis
Ab 39 Euro netto im Monat, 14 Tage kostenlos testen.

Was ist ein internes Audit?

Ein internes Audit ist eine geplante Prüfung, mit der ein Betrieb selbst feststellt, ob seine Abläufe den eigenen Vorgaben und den Anforderungen von Kunden, Normen oder Gesetzen entsprechen. Es endet mit dokumentierten Ergebnissen, Abweichungen und Maßnahmen.

Was übernimmt HeyAudit dabei?

HeyAudit ist die Stelle, an der du ein Audit dokumentieren kannst: Checkliste, Ergebnis, Foto, Abweichung, Maßnahme und Verlauf hängen am selben Objekt. Was geprüft wird und wie es zu bewerten ist, entscheidest du.

01Ablauf

So läuft ein internes Audit mit HeyAudit ab.

Sechs Schritte von der Prüfliste bis zum Nachweis. Jeder Schritt beschreibt eine Funktion, die es im Produkt gibt.

  1. Prüfliste festlegen

    Du baust die Audit- oder Prüfcheckliste selbst: Punkte mit Bestanden / Nicht bestanden, Bewertung, Foto oder Unterschrift, dazu Pflichtpunkte und Folgefragen. Eine veröffentlichte Checkliste ist gesperrt. Änderungen entstehen als neue Version, damit jedes Ergebnis an dem Stand hängt, mit dem geprüft wurde.

  2. Termine planen

    Ein Zeitplan legt fest, an welchem Objekt die Checkliste täglich, wöchentlich oder monatlich fällig wird. Einzelne Prüfungen vergibst du als Aufgabe an eine Person, mit Frist.

  3. Vor Ort durchführen

    Die Prüfung läuft am Handy im Browser, ohne Installation. Wo die Checkliste ein Foto oder eine Unterschrift verlangt, geht es erst mit Nachweis weiter. Auch der Abschluss prüft das.

  4. Abweichungen festhalten

    Aus einer Abweichung wird ein Mangel, je nach Regel der Checkliste automatisch oder per Meldung. Du bewertest ihn als Haupt- oder Nebenabweichung, hältst die Ursache fest und setzt Schwere, Zuständigkeit und Frist.

  5. Maßnahmen nachverfolgen

    Zu jedem Mangel legst du Maßnahmen mit zuständiger Person und Frist an. Erledigte Maßnahmen warten auf die Freigabe der Leitung oder gehen zur Nacharbeit zurück. Für freigegebene Maßnahmen lässt sich ein Termin zur Wirksamkeitsprüfung setzen.

  6. Nachweise bereitstellen

    Der Verlauf zeigt je Mangel und Maßnahme, wer wann was entschieden hat. Die Objektakte zeigt die Kontrollen der letzten 30 Tage, die Kontrollquote und offene Mängel je Objekt.

02Funktionen

Was HeyAudit für die Auditdokumentation mitbringt.

Die rechte Spalte nennt die Stelle im Produkt, an der du die Funktion findest. Alle Funktionen im Zusammenhang stehen unter Funktionen.

Audit- und Prüfchecklisten
Eigene Checklisten mit Versionen, Pflichtpunkten, Folgefragen, Bewertung und Bestehensgrenze in Prozent.
Im Produkt unter: Aufgaben & Checklisten
Digitale Prüfprotokolle
Jeder Durchlauf wird mit Objekt, Person, Zeitpunkt und Zahl der Abweichungen gespeichert.
Im Produkt unter: Aufgaben & Checklisten, Objektakte
Fotos und Unterschriften
Nachweise als Pflicht je Punkt, auf Wunsch nur bei einer abweichenden Antwort.
Im Produkt unter: Checkliste, Aufgabe
Mängel und Abweichungen
Schwere, Foto, Zuständigkeit, Frist und Eskalation, dazu Abweichungsart (Haupt- oder Nebenabweichung) und Ursache.
Im Produkt unter: Mängel & Maßnahmen
Maßnahmen
Zuständigkeit, Frist und Priorität, Freigabe durch die Leitung, Nacharbeit und Wirksamkeitsprüfung.
Im Produkt unter: Mängel & Maßnahmen
Verlauf
Statuswechsel, Bewertungen und hinzugefügte Nachweise je Mangel und Maßnahme.
Im Produkt unter: Mängel & Maßnahmen
Objektakte
Kontrollen, Kontrollquote, Aufgaben, Schichten und offene Mängel je Objekt an einer Stelle.
Im Produkt unter: Objekte
Schicht- und Arbeitsnachweise
Schichtplan, Zeiterfassung und Arbeitsscheine als PDF, auf Wunsch mit Kundenunterschrift.
Im Produkt unter: Schichtplan, Zeiterfassung, Arbeitsscheine
03Auditarten

Internes Audit, Kundenaudit, Zertifizierungsaudit: der Unterschied.

Ein internes Audit führt der Betrieb selbst durch. Externe Audits führt ein Kunde oder eine Zertifizierungsstelle durch. HeyAudit ist das Werkzeug für das interne Audit und die Ablage der Nachweise, auf die sich externe Audits stützen.

Die Tabelle lässt sich seitlich verschieben.

Vergleich von internem Audit, Kunden- oder Lieferantenaudit und Zertifizierungsaudit
AuditartWer prüftZweckErgebnisRolle von HeyAudit
Internes AuditErstparteienauditEigene oder vom Betrieb beauftragte PersonenEigene Abläufe prüfen und verbessernDokumentierte Ergebnisse, Abweichungen und MaßnahmenDurchführen und dokumentieren
Kunden- oder LieferantenauditZweitparteienauditDer Kunde oder von ihm BeauftragtePrüfen, ob vertraglich vereinbarte Anforderungen erfüllt sindBewertung durch den KundenNachweise bereithalten
ZertifizierungsauditDrittparteienauditEine akkreditierte ZertifizierungsstelleÜber ein Zertifikat nach einer Norm entscheidenAuditbericht und Entscheidung über das ZertifikatNachweise bereithalten. HeyAudit stellt kein Zertifikat aus.
04Für wen

Für Betriebe, die am Objekt und beim Kunden arbeiten.

05Normen

Normen, Branchenstandards und Gesetze richtig einordnen.

Die folgenden Normen sind freiwillig. Keine davon gilt automatisch für jeden Betrieb einer Branche. Verbindlich werden sie erst, wenn ein Kunde, eine Ausschreibung oder der Betrieb selbst sie vorgibt. Managementsystemnormen sehen interne Audits als festen Bestandteil vor. Wie Audits geplant und durchgeführt werden, beschreibt der Leitfaden ISO 19011.

Stand der Angaben: , geprüft an den Katalogseiten von ISO und DIN Media. Normen werden überarbeitet. Maßgeblich ist die Ausgabe, die dein Zertifizierer oder dein Kunde nennt.

Gesetzliche Anforderungen in der Pflege sind keine ISO-Normen

Zugelassene Pflegedienste sind nach § 112 SGB XI für die Qualität ihrer Leistungen verantwortlich und zur Qualitätssicherung verpflichtet. Qualitätsprüfungen nach § 114 SGB XI führt der Medizinische Dienst oder der Prüfdienst der privaten Krankenversicherung durch. Für ambulante Betreuungsdienste gelten die Vorschriften für Pflegedienste entsprechend (§ 71 Abs. 1a SGB XI). Diese Pflichten bestehen unabhängig davon, ob ein Dienst zusätzlich nach einer Norm zertifiziert ist. Eine ISO-Zertifizierung ersetzt sie nicht.

06Grenzen

Was HeyAudit leistet und was nicht.

Dabei unterstützt HeyAudit

  • Prüfungen und interne Audits digital durchführen und dokumentieren
  • Abweichungen, Maßnahmen und Fristen nachvollziehbar führen
  • Nachweise für die Vorbereitung auf ein externes Audit an einer Stelle bereithalten

Das leistet HeyAudit nicht

  • HeyAudit stellt keine ISO-Zertifikate aus. Das tun akkreditierte Zertifizierungsstellen.
  • HeyAudit garantiert weder eine Zertifizierung noch die Konformität mit einer Norm.
  • HeyAudit enthält keine Normtexte. Inhalt und Umfang deiner Checklisten legst du selbst fest.
  • HeyAudit ersetzt weder Auditorin oder Auditor noch die fachliche Bewertung im Betrieb.
07Begriffe

Begriffe rund um Audit und Auditdokumentation.

Auditdokumentation
Alle Aufzeichnungen, die ein Audit nachvollziehbar machen: was geprüft wurde, von wem, wann, mit welchem Ergebnis und welche Maßnahmen daraus folgten.
Prüfprotokoll
Die Aufzeichnung eines einzelnen Durchlaufs einer Checkliste. In HeyAudit gehören dazu Objekt, Person, Zeitpunkt, die Antworten je Punkt, Fotos, Unterschriften und die Zahl der Abweichungen.
Abweichung
Die Feststellung, dass eine Anforderung nicht erfüllt ist. In HeyAudit wird aus einer Abweichung ein Mangel mit Schwere, Zuständigkeit und Frist.
Haupt- und Nebenabweichung
Eine Einstufung nach Gewicht. Wann eine Abweichung als Haupt- oder Nebenabweichung gilt, legen Zertifizierer, Kunde oder der Betrieb fest. HeyAudit hält die Einstufung am Mangel fest und bewertet sie nicht selbst.
Korrekturmaßnahme
Eine Maßnahme, die die Ursache einer Abweichung beseitigt, damit sie nicht wieder auftritt. In HeyAudit hat jede Maßnahme eine zuständige Person, eine Frist und eine Freigabe.
Wirksamkeitsprüfung
Die spätere Kontrolle, ob eine Maßnahme das Problem tatsächlich behoben hat. In HeyAudit lässt sich dafür ein Termin an der freigegebenen Maßnahme setzen.
Kontrollquote
In HeyAudit der Anteil der abgeschlossenen an den fälligen Checklisten eines Objekts in den letzten 30 Tagen.

Häufige Fragen zu internen Audits mit HeyAudit

Was ist ein internes Audit?

Ein internes Audit ist eine geplante Prüfung, mit der ein Betrieb selbst feststellt, ob seine Abläufe den eigenen Vorgaben und den Anforderungen von Kunden, Normen oder Gesetzen entsprechen. Es wird von eigenen oder beauftragten Personen durchgeführt und endet mit dokumentierten Ergebnissen, Abweichungen und Maßnahmen.

Ist HeyAudit eine Auditsoftware?

HeyAudit ist eine Software für operative Teams, mit der sich Prüfungen und interne Audits digital durchführen und dokumentieren lassen: Checklisten mit Versionen, Fotos und Unterschriften als Nachweis, Mängel mit Abweichungsart und Ursache, Maßnahmen mit Zuständigkeit, Frist und Freigabe. Dazu kommen Objekte, Schichtplanung, Zeiterfassung und Arbeitsscheine.

Stellt HeyAudit ISO-Zertifikate aus?

Nein. Zertifikate stellen akkreditierte Zertifizierungsstellen aus. HeyAudit unterstützt interne Audits und die Vorbereitung auf externe Audits, garantiert aber keine Zertifizierung und keine Normkonformität.

Wie kann ich mit HeyAudit ein ISO-Audit vorbereiten?

Du führst deine internen Prüfungen als Checklisten mit festen Terminen durch, hältst Abweichungen als Mängel fest und verfolgst Maßnahmen bis zur Freigabe und Wirksamkeitsprüfung. Vor dem externen Audit liegen Durchläufe, Abweichungen, Maßnahmen und Verlauf je Objekt an einer Stelle vor.

Was ist der Unterschied zwischen einem internen und einem externen Audit?

Ein internes Audit führt der Betrieb selbst durch oder lässt es in seinem Namen durchführen, um die eigenen Abläufe zu prüfen. Ein externes Audit führt eine andere Stelle durch: ein Kunde bei seinem Dienstleister oder eine akkreditierte Zertifizierungsstelle, die über ein Zertifikat entscheidet. HeyAudit dient dem internen Audit und hält die Nachweise für das externe bereit.

Was gehört in ein digitales Prüfprotokoll?

Ein Prüfprotokoll hält fest, was geprüft wurde, an welchem Objekt, von wem und wann, mit welchem Ergebnis je Punkt und mit welchen Nachweisen. In HeyAudit speichert jeder Durchlauf einer Checkliste Objekt, Person, Zeitpunkt, Antworten, Fotos, Unterschriften und die Zahl der Abweichungen.

Wie oft sollte ein internes Audit stattfinden?

Das legt der Betrieb selbst fest, passend zu seinen Risiken, zu Kundenanforderungen und zu den Vorgaben seines Zertifizierers. HeyAudit gibt keinen Rhythmus vor. Im Zeitplan stellst du ein, ob eine Checkliste an einem Objekt täglich, wöchentlich oder monatlich fällig wird.

Ist eine ISO-9001-Zertifizierung für Reinigungsbetriebe Pflicht?

Nein. ISO 9001 ist eine freiwillige Norm. Verbindlich wird sie erst, wenn ein Kunde, eine Ausschreibung oder der Betrieb selbst sie vorgibt. Gesetzliche Pflichten, zum Beispiel im Arbeitsschutz, gelten unabhängig davon.

Welche Normen spielen in der Gebäudereinigung eine Rolle?

Häufig genutzt werden ISO 9001 für Qualitätsmanagement, ISO 14001 für Umweltmanagement und ISO 45001 für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit. DIN EN 13549 beschreibt Qualitätsmesssysteme für Reinigungsdienstleistungen. Welche Norm ein Betrieb anwendet, hängt von Kunden, Ausschreibungen und eigenen Zielen ab. Diese Normen sind freiwillig.

Gilt DIN 13063 für jede Gebäudereinigung?

Nein. DIN 13063 legt Anforderungen an die Reinigung und desinfizierende Reinigung in Krankenhäusern und anderen medizinischen Einrichtungen fest. Für die Reinigung von Büros, Schulen oder Wohnanlagen ist sie nicht gedacht.

Kann sich ein Unternehmen nach ISO 19011 zertifizieren lassen?

Nein. ISO 19011 ist ein Leitfaden zur Auditierung von Managementsystemen. Er beschreibt, wie Audits geplant und durchgeführt werden, und enthält keine Anforderungen, nach denen ein Unternehmen zertifiziert wird.

Lassen sich Prüfungen am Handy durchführen?

Ja. Mitarbeitende und Objektleitung füllen Checklisten im Browser am Handy aus, ohne Installation. Fotos und Unterschriften werden direkt in der Checkliste aufgenommen. Die Oberfläche des Mitarbeiterportals gibt es in 12 Sprachen.

Was kostet HeyAudit?

HeyAudit kostet ab 39 Euro netto im Monat. Die ersten 14 Tage sind kostenlos. Checklisten, Mängel und Maßnahmen sind Teil des Produkts und kein Zusatzmodul. Die Tarife stehen auf der Preisseite.

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Leg ein Objekt an, bau deine erste Prüfliste und sieh dir an, wie Abweichungen und Maßnahmen zusammenlaufen. In der Demo zeigen wir es an deinem Beispiel.

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