Die digitale Objektakte: vom QR-Code am Objekt bis zum fertigen Nachweis.
HeyAudit hält für jedes Objekt fest, wer geplant war, wer da war, was erledigt wurde und was noch offen ist. Daraus entsteht der Nachweis für deinen Auftraggeber, ohne dass jemand Fotos, Listen und Stundenzettel zusammensucht.
Kurz gesagt
Stand:
- Was
- Die Objektakte in HeyAudit sammelt alles, was an einem Reinigungsobjekt passiert: Schichten, Arbeitszeiten, Aufgaben, Checklisten, Fotos, Unterschriften, Mängel, Maßnahmen, Arbeitsscheine und Rechnungen. Neueste Einträge zuerst, mit Person und Zeitpunkt.
- Für wen
- Für Gebäudereinigungen, Facility Services, Hausmeisterdienste und Sicherheitsdienste, die mehrere Objekte regelmäßig betreuen und ihren Auftraggebern belegen müssen, was erledigt wurde.
- Vor Ort
- Ein QR-Code am Objekt öffnet nach der Anmeldung die Objektzentrale am Handy: Arbeitszeit starten, Checkliste ausfüllen, Mangel mit Foto melden.
- Heute
- Soll und Ist je Objekt: wer heute geplant ist, wer gerade arbeitet, wer fehlt und wer vertritt.
- Ergebnis
- Ein Nachweisbericht als PDF für einen frei gewählten Zeitraum, mit allen Fotos und Unterschriften als nummerierte Anlagen.
- Helio
- Der Assistent erklärt den Stand eines Objekts, findet fehlende Nachweise und bereitet Mängel und Maßnahmen vor. Gespeichert wird erst nach deinem Klick, und jeder Schritt wird protokolliert.
Drei Fragen, die jede Objektleitung kennt.
„War gestern Abend jemand in der Praxis?“
Die Antwort steckt in einem Stundenzettel, der erst am Monatsende im Büro ankommt.
„Der Mangel im Treppenhaus wurde doch schon gemeldet.“
Das Foto liegt im Messenger einer Vorarbeiterin. Wer sich kümmert, steht nirgends.
„Bitte schicken Sie uns die Reinigungsnachweise für das Quartal.“
Checklisten, Fotos und Arbeitsscheine müssen aus drei Ablagen zusammengesucht werden.
Das Problem ist selten fehlende Arbeit, sondern fehlender Zusammenhang: Plan, Zeit, Foto und Mangel liegen an verschiedenen Orten. In HeyAudit hängen sie am selben Objekt.
Ein Objekt, ein durchgehender Ablauf.
Jeder Schritt baut auf dem vorigen auf. Was die Planung festlegt, sieht die Mitarbeiterin vor Ort. Was sie dort erfasst, landet in der Objektakte und am Ende im Nachweis und in der Rechnung.
Planen
Schichten mit fester Uhrzeit oder flexible Einsatztage im Monat, je Objekt im Wochenplan.
Mitarbeitende zuweisen
Du teilst ein, wer für das Objekt hinterlegt und verfügbar ist. Abwesenheiten und Doppelbelegungen fallen beim Planen auf.
Anwesenheit erfassen
Vor Ort öffnet der QR-Code die Objektzentrale, dort startet die Arbeitszeit. Die Leitung sieht Soll und Ist am Objekt.
Arbeit dokumentieren
Aufgaben und Checklisten werden am Handy abgehakt, mit Foto und Unterschrift, wo es verlangt ist.
Qualität kontrollieren
Kontrollen laufen als Checkliste am Objekt. Was auffällt, wird zum Mangel mit Foto und Schwere.
Mängel beheben
Aus dem Mangel wird eine Maßnahme mit zuständiger Person und Frist. Erledigt ist sie erst mit der Freigabe der Leitung.
Nachweise bereitstellen
Die Objektakte zeigt, was fehlt. Der Nachweisbericht fasst einen Zeitraum mit allen Fotos und Unterschriften als PDF zusammen.
Leistungen abrechnen
Freigegebene Zeiten und Arbeitsscheine werden zu Rechnungspositionen. Ab Business die Abrechnungsvorbereitung für DATEV und Lexware.
Ein QR-Code am Objekt öffnet die richtige Arbeit.
- Der Code öffnet erst nach der Anmeldung etwas. Ohne Konto zeigt er nichts.
- Nur wer dem Objekt zugeordnet ist, kommt hinein: fest zugeordnet, für heute eingeplant (Schicht oder flexibler Einsatztag) oder Objektleitung.
- In der Objektzentrale startet die Person ihre Arbeitszeit, sieht die Aufgaben und Checklisten für dieses Objekt und meldet Mängel mit Foto.
- Der Scan allein bucht keine Arbeitszeit. Gestempelt wird bewusst mit einem Klick.
- Beim Beenden sieht die Person ihre Bilanz: Zeit gegen Plan, erledigte und offene Punkte, Fotos, Unterschriften, gemeldete Mängel.
- Den Code druckst du als A4-Aushang oder Aufkleber. Geht ein Aufkleber verloren, deaktivierst du ihn und erzeugst einen neuen.
Im Scanprotokoll stehen nur Person, Zeitpunkt und Ergebnis, kein Standort und kein Gerät. Die Standorterfassung beim Stempeln ist eine eigene Einstellung und ab Werk aus. Die Objektzentrale läuft im Browser, ohne Installation, in 16 Sprachen.
Alles zu einem Objekt an einem Ort.
Chronik
Schichten, Zeiten, Aufgaben, Kontrollen, Fotos, Unterschriften, Mängel, Nacharbeiten, Arbeitsscheine und Rechnungen des Objekts in einer Zeitleiste, filterbar nach Zeitraum, Art, Status und Person.
Offen am Objekt
Offene Mängel, fällige Kontrollen und Nacharbeiten stehen oben. Eine erledigte Schicht ersetzt keine Kontrolle.
Dokumentationsstand
Fünf Punkte zeigen, was für einen Zeitraum noch fehlt: Nachweise, Kontrollen, offene Mängel, überfällige Maßnahmen und ausstehende Freigaben. Dazu der nächste sinnvolle Schritt.
Nachvollziehbare Änderungen
Einträge tragen Person und Zeitpunkt. Eine Zeitkorrektur läuft als Antrag, die ursprüngliche Erfassung bleibt sichtbar. Nachweise, abgeschlossene Kontrollen und belegte Mängel lassen sich nicht löschen.
Rechte je Rolle
Inhaber und Büro sehen alle Objekte, eine Objektleitung ihre Objekte, Mitarbeitende nur ihre eigenen Einsätze und Beiträge.
Geplant, anwesend, erledigt: der Stand jedes Objekts auf einen Blick.
Die Karte „Heute am Objekt“ vergleicht den Plan mit der laufenden Zeiterfassung. Sie rechnet nur mit dem, was es wirklich gibt: veröffentlichte Schichten, flexible Einsatztage und live gestempelte Zeiten. Ein Nachtrag belegt Arbeit, aber keine Anwesenheit „jetzt“.
- Geplant
- Wer laut veröffentlichtem Schichtplan oder flexiblem Einsatztag heute an diesem Objekt arbeiten soll.
- Anwesend
- Wer hier gerade eingestempelt ist oder in der Pause, mit Beginn der Arbeitszeit.
- Fehlt
- Feste Schicht hat begonnen, die Toleranz aus deinen Arbeitsregeln ist vorbei, und es läuft keine Zeit an diesem Objekt.
- Vertretung
- Wer für eine ausgefallene Person eingeplant ist. Die vertretene Person zählt dann nicht mehr als fehlend.
- Abwesend
- Bestätigter Urlaub oder Krankheit nimmt die Person aus dem Soll. Ein offener Antrag noch nicht.
- Woanders
- Geplant hier, eingestempelt an einem anderen Objekt.
Flexible Monatseinsätze ohne feste Uhrzeit, etwa eine Glasreinigung „irgendwann im Oktober“, gelten nie als verspätet. Fehlt jemand, schlägt HeyAudit passende Personen für eine Vertretung vor.
Vom Mangel bis zur erledigten Nacharbeit.
Checklisten am Objekt
Täglich, wöchentlich oder monatlich fällig, mit Pflichtpunkten, Fotos und Unterschrift. Ist ein Foto vorgeschrieben, lässt sich der Punkt ohne Foto nicht abschließen.
Mangel mit Foto
Gemeldet vor Ort über die Objektzentrale oder bei der Kontrolle. Mit Schwere, Bereich und Frist, sichtbar in der Objektakte.
Maßnahme bis zur Freigabe
Jede Maßnahme hat eine zuständige Person und eine Frist. Fertig gemeldet ist nicht erledigt: abgeschlossen wird sie mit der Freigabe der Leitung.
Interne Prüfungen mit Abweichungsart, Ursache und Wirksamkeitsprüfung beschreibt die Seite Interne Audits.
Der Nachweisbericht für deinen Auftraggeber.
- Zeitraum frei wählbar, bis zu einem Jahr
- Stammdaten, Zeiten, Aufgaben, Kontrollen, Mängel mit Maßnahmen, Arbeitsscheine und Korrekturen
- Alle Fotos und Unterschriften als nummerierte Anlagen
- Dokumentationsstand für den Zeitraum, offene Punkte bleiben sichtbar
- Prüfsumme über den Inhalt, jeder Abruf wird protokolliert
Den Bericht erstellen Personen, die Zeiten freigeben dürfen. Er stellt zusammen, was in HeyAudit erfasst ist, und ist keine Zertifizierung. Zusätzlich gibt es Arbeitsscheine je Schicht und monatliche Arbeitsscheine je Person und Objekt.
Helio erklärt, was gerade passiert, und hilft beim nächsten Schritt.
Helio ist der Assistent in HeyAudit. Du fragst in normaler Sprache, Helio liest die Daten, die du selbst sehen darfst, und antwortet. Änderungen schlägt er nur vor.
Fragen zur Bedienung
„Wie lege ich eine Schicht an?“ Zu häufigen Bedienfragen antwortet Helio mit festen, gepflegten Schritten.
Stand eines Objekts
Aus der Objektakte heraus mit „Helio fragen“: wer heute da ist, welche Mängel offen sind, welche Maßnahmen fällig sind.
Fehlende Nachweise
Helio zeigt, was im Dokumentationsstand noch fehlt, und wo du es nachholst.
Drei vorbereitete Aktionen
Mangel melden, Maßnahme anlegen, Maßnahme einer Person zuweisen. Helio zeigt eine Vorschau. Gespeichert wird erst nach deinem Klick.
Grenzen, die Helio einhält
- Helio hat nie mehr Rechte als die Person, die fragt. Was du nicht sehen oder ändern darfst, kann Helio auch nicht.
- Vor dem Speichern prüft HeyAudit die Rechte erneut. Hat sich der Stand inzwischen geändert, wird nichts überschrieben.
- Bei zwei Personen mit gleichem Vornamen fragt Helio nach, statt zu raten.
- Jeder Vorschlag und jede Freigabe steht im Helio-Protokoll, mit Person und Zeitpunkt. Inhaber und Admins sehen es.
- Zu einigen Arbeitszeit- und Arbeitsschutzregeln nennt Helio die Fundstelle im Gesetz mit Stand. Das ist allgemeine Information, keine Rechtsberatung.
Wo die Daten liegen.
Frankfurt am Main
Anwendung, Datenbank, Anmeldung und Dateien wie Fotos und Unterschriften werden in Frankfurt am Main betrieben.
KI-Funktionen
Für Helio und andere KI-Funktionen setzt HeyAudit OpenAI mit Sitz in den USA ein. Was übermittelt wird, steht in der Datenschutzerklärung; Rollen und Zugriffsschutz auf der Seite Sicherheit.
Häufige Fragen zur Objektakte
Was ist eine digitale Objektakte in der Gebäudereinigung?
Eine digitale Objektakte bündelt alle Informationen und Nachweise zu einem betreuten Objekt an einer Stelle: geplante und geleistete Einsätze, Arbeitszeiten, Checklisten, Fotos, Unterschriften, Mängel, Maßnahmen und Arbeitsscheine. In HeyAudit entsteht sie automatisch aus der täglichen Arbeit, ohne dass jemand Ordner pflegt.
Wie funktioniert der QR-Code am Objekt?
HeyAudit erzeugt je Objekt einen QR-Code zum Aushängen. Nach dem Scannen meldet sich die Person an und landet in der Objektzentrale, sofern sie dem Objekt zugeordnet ist. Dort startet sie ihre Arbeitszeit, erledigt Aufgaben und Checklisten und meldet Mängel mit Foto. Der Scan selbst bucht keine Zeit und speichert keinen Standort.
Sehe ich, wer heute an einem Objekt arbeitet und wer fehlt?
Ja. Die Karte „Heute am Objekt“ zeigt Soll und Ist: wer geplant ist, wer gerade eingestempelt ist, wer nach Ablauf der Toleranz fehlt, wer vertritt und wer bestätigt abwesend ist. Flexible Einsatztage ohne feste Uhrzeit gelten nie als verspätet. Das Dashboard fasst alle Objekte zusammen.
Was steht im Nachweisbericht für den Auftraggeber?
Der Nachweisbericht ist ein PDF für einen gewählten Zeitraum bis zu einem Jahr. Er enthält Stammdaten, Zeiten, Aufgaben, Kontrollen, Mängel mit Maßnahmen, Arbeitsscheine, Korrekturen und alle Fotos und Unterschriften als nummerierte Anlagen. Er stellt zusammen, was in HeyAudit erfasst ist, und ist keine Zertifizierung.
Ist die Objektakte revisionssicher?
HeyAudit verspricht keine Revisionssicherheit nach einem bestimmten Standard. Was gilt: Einträge tragen Person und Zeitpunkt, Zeitkorrekturen behalten die ursprüngliche Erfassung, und Nachweise, abgeschlossene Kontrollen und belegte Mängel lassen sich nicht löschen. Ob das für eine bestimmte Prüfung genügt, klärst du mit deiner Steuerberatung oder dem Prüfer.
Was darf der Assistent Helio?
Helio beantwortet Fragen zur Bedienung, erklärt den Stand eines Objekts und zeigt fehlende Nachweise. Er kann einen Mangel melden, eine Maßnahme anlegen oder eine Maßnahme zuweisen, aber nur als Vorschlag: gespeichert wird erst nach dem Klick der Person, mit deren Rechten. Jeder Schritt steht im Helio-Protokoll.
Wo werden die Daten verarbeitet?
Anwendung und Datenbank laufen in Frankfurt am Main. Für Helio und andere KI-Funktionen setzt HeyAudit OpenAI mit Sitz in den USA ein. Details stehen in der Datenschutzerklärung.
Ist die Objektakte in jedem Tarif enthalten?
Ja. Objektakte, Objekt-QR, Soll und Ist, Nachweisbericht und Helio sind in allen Tarifen enthalten, auch in Starter (15 Objekte, 20 Mitarbeitende). Du testest 14 Tage kostenlos.
Weiterlesen
- Software für GebäudereinigungAlle Abläufe von der Planung bis zur Rechnung in einer Plattform.
- FunktionenSchichtplanung, Zeiterfassung, Checklisten, Arbeitsscheine und Rechnungen im Detail.
- Interne AuditsPrüfungen mit Checklisten, Abweichungen und Maßnahmen dokumentieren.
- PreiseTarife nach Mitarbeitenden, Objekten und Admins.
Sieh dir die Objektakte an einem deiner Objekte an.
In der Demo legen wir ein Objekt an, erzeugen den QR-Code, planen eine Schicht und erstellen den ersten Nachweisbericht.