CAPA — Korrekturmaßnahmen Vorlage
Pro Befund: Ursache, Maßnahme, Verantwortlich, Frist, Wirksamkeit. Audit-fertige Spur über Wochen und Monate.
- Dauer
- 15 Min.
- Frequenz
- anlassbezogen
- Umfang
- 5 Sektionen · 21 Fragen
- Schwere
- Hoch
Das Problem
Maßnahmen werden in Excel notiert, niemand verfolgt sie, beim nächsten Audit taucht der gleiche Befund auf. Auditor schreibt Major-Abweichung.
So löst HeyAudit das
HeyAudit verbindet jeden Audit-Befund automatisch mit einer CAPA-Maßnahme — Ursache, Verantwortung, Frist, Wirksamkeit. Push-Erinnerung 7 Tage vor Frist.
Was ist diese Vorlage?
CAPA (Corrective and Preventive Action) ist die strukturierte Antwort auf jeden Befund — Ursache, Maßnahme, Verantwortung, Frist, Wirksamkeit. Audit-fertige Spur über Wochen und Monate.
Warum ist sie wichtig?
Ohne wirksame CAPA tauchen die gleichen Befunde immer wieder auf. ISO 9001 §8.7 und §10.2 verlangen Steuerung und Wirksamkeits-Nachweis. CAPA ist die Brücke zwischen Audit und Verbesserung.
Risiken ohne Audit
Drei Risiken: (1) Gleicher Befund tritt im Folge-Audit wieder auf — Major-Abweichung droht. (2) Reklamation wiederholt sich beim nächsten Kunden — Vertrauens-Verlust. (3) Auditor wertet fehlende CAPA-Spur als System-Mangel — Zertifikat gefährdet.
Typische Fehler
Häufige Fehler: Ursache-Analyse bleibt bei „Person unaufmerksam“ — keine System-Frage. Maßnahmen werden notiert, Frist verstreicht ohne Nachfrage. Wirksamkeits-Prüfung wird vergessen — Maßnahme bleibt formal offen. Übertragbarkeit auf andere Bereiche wird nicht geprüft.
Branchen-Beispiele
Automotive: CAPA-Pflicht in IATF 16949, oft mit 8D-Report kombiniert, PPM-Bezug. Lebensmittel: CAPA mit Behörden-Meldung bei Personenschaden. Maschinenbau: technisch komplexe Ursachen, Entwicklung beteiligt. Facility: häufig wiederkehrende Themen — KVP-Loop besonders wichtig.
Was wird geprüft?
5 Sektionen mit insgesamt 21 Prüfpunkten. Foto-Beleg, Notiz oder Sprachaufnahme pro Frage.
- 01
Anlass & Befund
Woher kommt die Maßnahme?
5 Prüfpunkte
- 02
Ursache-Analyse
Methode (5×Warum, Ishikawa, FMEA).
4 Prüfpunkte
- 03
Maßnahme & Umsetzung
Korrektur (jetzt) + Prävention (dauerhaft).
5 Prüfpunkte
- 04
Wirksamkeits-Prüfung
Hat die Maßnahme gewirkt?
4 Prüfpunkte
- 05
Abschluss
CAPA schließen oder eskalieren.
3 Prüfpunkte
Gesetzliche Bezüge
Strukturelle Referenzen — keine Rechtsberatung.
- ISO 9001 §8.7ISO · Umgang mit Fehlern, Reklamationen, Korrekturmaßnahmen
Verlangt definierten Prozess für nichtkonforme Ergebnisse: identifizieren, isolieren, Ursache analysieren, Korrekturmaßnahme (CAPA), Wirksamkeit prüfen. Dokumentation der Maßnahmen und ihrer Wirksamkeit ist Pflicht.
- ISO 9001ISO · Anforderungen an ein QM-System
Weltweiter Standard für Qualitätsmanagement. Verlangt prozessorientierte Steuerung, Risiko-Denken, kontinuierliche Verbesserung. Zertifizierung ist freiwillig, in vielen Branchen aber faktisch Pflicht für Aufträge.
Vorteile digitaler Audits
Statt Excel-Tracker läuft CAPA mobil — Befund mit Foto, Ursache am Smartphone, Frist mit Push-Erinnerung, Wirksamkeit als Folge-Audit. Dashboard pro Standort und Prozess, Frist-Risiko sichtbar.
AI-Unterstützung
Der HeyAudit-Agent gruppiert ähnliche CAPAs — wiederkehrende Themen werden markiert. Vor Frist-Ablauf wird Verantwortlicher proaktiv erinnert. Bei nicht wirksamer Maßnahme schlägt er Eskalations-Pfad vor.
Mobile Nutzung
CAPA wird am Smartphone gepflegt — vom Audit-Befund direkt zur Maßnahme, Foto bei Umsetzung, Wirksamkeit per Folge-Stichprobe. Offline-Sync für Werksgelände.
Häufige Fragen
Wann ist eine CAPA Pflicht?
Bei jeder nichtkonformen Ergebnis-Feststellung — Audit-Befund, Reklamation, Schaden, Prozess-Drift. ISO 9001 §8.7 verlangt die Steuerung nichtkonformer Ergebnisse, §10.2 die Korrektur und Vorbeugung. CAPA ist die operative Antwort darauf.
Wie unterscheidet sich Korrektur von Vorbeugung?
Korrektur (Corrective Action) reagiert auf einen tatsächlichen Befund. Vorbeugung (Preventive Action) reagiert auf ein erkanntes Risiko, bevor der Befund auftritt — z. B. Trends in Kennzahlen, schwache Audit-Beobachtungen. Beide werden in der gleichen CAPA-Logik geführt.
Wie tief muss die Ursache-Analyse sein?
Tief genug, um eine System-Ursache zu finden — nicht nur den Symptom-Träger. 5×Warum ist die Mindestmethode, Ishikawa für komplexere Fälle, FMEA für systematische Risiko-Bewertung. „Mitarbeiter unaufmerksam“ ist nie eine ausreichende Ursache — Prozess-Frage ist die richtige Tiefe.
Wann ist eine CAPA wirksam?
Wenn das Problem im definierten Beobachtungs-Zeitraum (typisch 60–90 Tage) nicht mehr aufgetreten ist — mit messbaren Daten (Kennzahl, Folge-Audit, Stichprobe). Mündliche Bestätigung reicht nicht. HeyAudit verknüpft Wirksamkeits-Termin mit dem Audit-System.
Was tun bei nicht wirksamer CAPA?
Drei Schritte: (1) Wirksamkeit als „nicht bestätigt“ markieren. (2) Erneute Ursache-Analyse — die ursprüngliche Wurzel war nicht die richtige. (3) Eskalation an höhere Ebene (Geschäftsleitung, externer Berater). HeyAudit speichert die History und macht die Lern-Kurve sichtbar.
Wie verfolge ich CAPA in einem Multi-Standort-Unternehmen?
HeyAudit zeigt CAPA-Dashboard pro Standort und gesamt — offene Maßnahmen, Frist-Risiko, Wirksamkeits-Quote. Auditoren können Standort-übergreifende Trends sehen — Lieferant X verursacht in 3 Werken den gleichen Befund? Sofort sichtbar.
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