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Vorlage · Qualitäts­management

Internes Audit ISO 9001 — Checkliste

Geplantes internes Audit pro Prozess — Audit-Programm, Befunde, Maßnahmen. Auditor-Qualifikation und Wirksamkeits-Nachweis inklusive.

Dauer
60 Min.
Frequenz
jaehrlich
Umfang
4 Sektionen · 20 Fragen
Schwere
Hoch
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Das Problem

Externer Audit in 4 Wochen, internes Audit-Programm fehlt, letzte interne Prüfung war oberflächlich. Auditor findet die Lücke in 10 Min.

So löst HeyAudit das

HeyAudit struktur­iert jedes interne Audit nach ISO 19011 — Audit-Programm, Bericht pro Prozess, CAPA pro Befund, Wirksamkeit nach 90 Tagen. Audit-Spur in zwei Klicks vor­zeigbar.

Was ist diese Vorlage?

Internes Audit ist die geplante Wirksamkeits-Prüfung des eigenen QM-Systems — Audit-Programm pro Jahr, Audit pro Prozess, Bericht, Maßnahmen, Wirksamkeits-Prüfung. Daten-Basis für Management Review und externes Audit.

Warum ist sie wichtig?

Externer Auditor prüft zuerst die internen Audits — sie zeigen die Reife des Systems. Ohne wirksame interne Audits gibt es keine glaub­würdige Verbesserung, und das Zertifikat ist ge­fährdet.

Risiken ohne Audit

Drei Risiken: (1) Externer Audit findet Lücken, die intern niemand bemerkt — Major-Abweichung droht. (2) Prozess-Probleme bleiben unentdeckt und produzieren Reklamationen. (3) Management Review läuft ohne Daten-Basis — Steuerung blind.

Typische Fehler

Häufige Fehler: Audit-Programm fehlt — Audits werden ad hoc gemacht. Auditor prüft eigenen Bereich (Unabhängig­keit verletzt). Befunde werden ober­flächlich doku­mentiert, ohne konkrete Stich­probe. Maßnahmen werden vereinbart, aber nie auf Wirksamkeit geprüft.

Branchen-Beispiele

Automotive: Prozess-Audits (VDA 6.3) zusätzlich zu System-Audits — hoher Frequenz, harte Bewertung. Lebens­mittel: Audit verbindet ISO 9001 mit ISO 22000 / HACCP. Maschinen­bau: Schwerpunkt Wareneingang, Endkontrolle, Lieferanten. Facility / Reinigung: Schwerpunkt Schicht­übergabe, Reklamation, Doku.

Was wird geprüft?

4 Sektionen mit insgesamt 20 Prüfpunkten. Foto-Beleg, Notiz oder Sprachaufnahme pro Frage.

  1. 01

    Audit-Rahmen

    Audit-Ziel, -Umfang, -Krit­erien, -Team.

    5 Prüfpunkte

  2. 02

    Audit-Durch­führung pro Prozess

    Eröffnung, Beobachtung, Stich­probe, Aufzeichnung.

    5 Prüfpunkte

  3. 03

    Abweichungen & Beobachtungen

    Befund-Kategorie, Beleg, Klassifizierung.

    4 Prüfpunkte

  4. 04

    Audit-Abschluss & Bericht

    Abschluss-Gespräch, Bericht, Maßnahmen-Frist.

    6 Prüfpunkte

Gesetzliche Bezüge

Strukturelle Referenzen — keine Rechtsberatung.

Vorteile digitaler Audits

Statt Audit-Mappe + Excel-Tracker + Word-Bericht läuft Audit mobil — pro Prozess Stich­proben mit Foto, Sprach­note bei Auf­fällig­keit, Befunde direkt mit Klausel verknüpft. CAPA-Maßnahme automatisch ange­legt, Wirksamkeits-Frist auto­matisch gesetzt.

AI-Unterstützung

Der HeyAudit-Agent vergleicht aktuelle Befunde mit voriger Audit-Runde — wieder­kehrende Themen werden markiert. Auf Basis offener Maßnahmen schlägt er Schwer­punkt-Themen für das nächste Audit vor.

Mobile Nutzung

Audit läuft am Tablet im Werk — Stich­probe scannen (QR-Code Maschine, Charge, Aufzeichnung), Foto, Sprach­note. Auto-Save nach jeder Antwort, Offline-Sync für Werks­gelände. Abschluss-Gespräch direkt mit Signatur.

Häufige Fragen

Wie oft muss internes Audit statt­finden?

ISO 9001 §9.2 verlangt geplante interne Audits — Frequenz ergibt sich aus Bedeutung des Prozesses und früheren Audit-Ergebnissen. Praxis: jeder Prozess mindestens 1×/Jahr, kritische Prozesse häufiger. Audit-Programm doku­mentiert die Planung.

Wer darf interner Auditor sein?

Jeder mit nach­weisbarer Auditor-Schulung (typisch 2-3 Tage), Methoden-Kompetenz und Unabhängig­keit vom eigenen Prozess (man darf nicht den eigenen Bereich auditieren). Auditor-Schulung kann intern oder extern erfolgen — Schulungs-Nachweis ist Pflicht.

Was unter­scheidet System-, Prozess- und Produkt-Audit?

System-Audit prüft das gesamte QMS gegen ISO 9001. Prozess-Audit prüft einen kon­kreten Prozess (z. B. Wareneingang). Produkt-Audit prüft die Konformität fertiger Produkte mit Spezifikation. Internes Audit nach ISO 9001 ist meist System- oder Prozess-Audit, im Automotive (IATF/VDA) Prozess- und Produkt-Audit zusätzlich.

Was ist eine Major-Abweichung?

Eine Major-Abweichung ist eine systemische Lücke, die das QMS in seiner Wirksamkeit beeinträchtigt — z. B. fehlende Verfahrens­anweisung für einen Kern­prozess, ver­säumte Management Review, fehlende Kalibrier-Spur. Minor-Abweichungen sind Einzel-Befunde ohne System-Wirkung.

Wie schnell müssen Maßnahmen umgesetzt sein?

Major-Abweichungen typisch innerhalb 30 Tagen, Minor innerhalb 60–90 Tagen. Wirksamkeits-Prüfung mindestens 30 Tage nach Umsetzung, damit Daten zur Bewertung vor­liegen. Externe Auditoren prüfen die Maßnahme-Spur im Folge-Audit gezielt.

Was passiert bei verspäteten Maßnahmen?

Bei nicht umgesetzten Major-Maßnahmen kann das Zertifikat ausgesetzt werden. Bei wieder­holten Minor-Lücken eskaliert der externe Auditor zur Major-Abweichung. HeyAudit zeigt offene Maßnahmen pro Audit als Dashboard — keine verges­senen Spuren.

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