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Vorlage · Reinigung & Facility

Gebäude­reinigung — Objekt-Audit

Wöchent­liche Objekt-Begehung mit dem Auftrag­geber — Sicht-Bewertung pro Bereich, Foto-Beleg, Maßnahmen­workflow.

Dauer
35 Min.
Frequenz
woechentlich
Umfang
6 Sektionen · 20 Fragen
Schwere
Mittel
Vorlage kostenlos nutzen →Demo vereinbaren

Das Problem

Auftrag­geber beschwert sich per Mail über Sauberkeit. Reinigungs­firma hat keinen Beleg, was tatsächlich gereinigt wurde — Streit mit teurem Ausgang.

So löst HeyAudit das

HeyAudit bündelt die wöchent­liche Begehung mit dem Auftrag­geber in einem Audit — pro Bereich Sicht-Bewertung, Foto-Beleg, gemeinsame Unter­schrift. Vertrauen statt Streit.

Was ist diese Vorlage?

Die Gebäude­reinigungs-Begehung ist das wöchent­liche Objekt-Audit — gemeinsam mit dem Auftrag­geber durch die wichtigen Bereiche, Sicht-Bewertung pro Position, Foto-Beleg, beid­seitige Unter­schrift. Sie schafft Vertrauen und doku­mentiert Vertrags-Leistung.

Warum ist sie wichtig?

Reinigungs-Reklamationen ohne Doku-Spur kosten Verträge — und das Fehlen einer wöchent­lichen Audit-Routine ist meist die Wurzel. Eine doku­mentierte Begehung pro Woche ist die einzige praktikable Verteidigung gegen Beschwerden und Vertrags-Auflösung.

Risiken ohne Audit

Vier typische Probleme: (1) Beschwerden vom Auftrag­geber per Mail, ohne dass die Reinigungs-Firma den Vorgang nach­vollziehen kann. (2) Mängel werden nicht system­atisch verfolgt — gleiche Bereiche bleiben über Wochen problematisch. (3) Vertrags-Leistung ist nicht mess­bar — Vergütung wird strittig. (4) Audit-Doku fehlt im jährlichen Vertrags-Review.

Typische Fehler

Häufige Fehler: Audit findet nur statt, wenn Beschwerden vorliegen — zu spät. Mängel werden nicht zu Maßnahmen mit Frist gemacht. Foto-Beleg fehlt, Streit über „war wirklich so“. Kein Vergleich zur Vor-Woche, Trends bleiben unsichtbar.

Branchen-Beispiele

Büro­gebäude: Schwer­punkte Sanitär, Eingang, Aufzüge. Hotel: Schwer­punkte Foyer, öffent­liche Sanitär, Frühstücks-Bereich. Klinik: zusätzlich Hygiene-Aspekte (ATP-Test). Schule/Bildung: Schwer­punkt Pausen­räume und Sanitär. Einzel­handel: vor und nach Öffnung, Sicht­bereich für Kunden.

Was wird geprüft?

6 Sektionen mit insgesamt 20 Prüfpunkten. Foto-Beleg, Notiz oder Sprachaufnahme pro Frage.

  1. 01

    Vorbereitung

    Wer geht mit, welche Bereiche?

    3 Prüfpunkte

  2. 02

    Eingang & Empfang

    Erster Eindruck — Eingang, Empfang, Schmutzfang-Matten.

    3 Prüfpunkte

  3. 03

    Sanitär­bereich

    Toiletten, Wasch­räume, Pflege-Räume — Sicht-Sauberkeit und Spender-Stand.

    4 Prüfpunkte

  4. 04

    Verkehrs­flächen

    Flure, Treppen­häuser, Aufzüge — viel Frequenz, sicht­bar.

    3 Prüfpunkte

  5. 05

    Büro- und Aufenthalts­räume

    Stichprobe der Büro-Etagen, Pausen­räume, Tee­küchen.

    3 Prüfpunkte

  6. 06

    Doku & Maßnahmen

    Mängel zuordnen, Verantwortliche und Fristen, beid­seitige Unterschrift.

    4 Prüfpunkte

Gesetzliche Bezüge

Strukturelle Referenzen — keine Rechtsberatung.

Vorteile digitaler Audits

Statt Papier-Liste + Foto-Mail + manueller Bericht läuft die Begehung in ~35 Min am Tablet. Sicht-Bewertung per Touch, Foto bei Mängeln, Vergleich zur Vor-Woche sichtbar. Bei Vertrags-Review ist die Doku in zwei Klicks abrufbar — mit allen Mängel-Trends.

AI-Unterstützung

Der HeyAudit-Agent erkennt Trend-Muster pro Bereich („Sanitär 2. OG fällt seit 4 Wochen ab“) und schlägt Plan-Anpassung oder Schulung vor. Bei wieder­holter Mangel-Häufung wird die Bewertung des Reinigungs­vertrags vorgeschlagen.

Mobile Nutzung

Die Begehung läuft auf Tablet — durch jeden Bereich gehen, Sicht-Bewertung per Touch, Foto bei Mängeln. Auto-Save nach jeder Antwort, Offline-Sync für Keller-Bereiche. Beid­seitige Touch-Unterschrift am Ende.

Häufige Fragen

Wer führt das Objekt-Audit durch?

Idealer­weise gemeinsam — Auftrag­geber-Vertreter (FM-Manager, Hausmeister, Geschäfts­leitung) und Reinigungs-Objektleitung. Bei alleinigem Audit der Reinigungs­firma fehlt die Vertrags-Bindung — bei alleinigem Audit des Auftrag­gebers fehlt die operative Sicht.

Wie oft sollte das Objekt-Audit stattfinden?

Wöchent­lich ist Praxis-Standard bei mittel­großen Objekten. Bei kleineren Objekten (≤ 500 m²) reicht 14-tägig. Bei Premium-Objekten (Hotel-Foyer, repräsentative Büros) ggf. öfter, plus monatliche FM-Voll-Begehung.

Was passiert mit den Mängeln aus dem Audit?

Jeder Mangel bekommt eine Verantwortliche Person und eine Frist. Bis zum nächsten Audit wird die Erledigung geprüft. Mängel, die wieder­holt vorkommen, deuten auf Plan-Lücken hin — die Frequenz oder das Mittel sollte angepasst werden.

Was ist die DIN EN 13549?

Europäische Norm für die Bewertung der Reinigungs­qualität — definiert Stichproben­verfahren, Punkt-Bewertung und Akzeptanz-Niveaus. In professionellen FM-Verträgen oft als Bewertungs­grundlage referenziert. HeyAudit nutzt das Punkte-Bewertungs-Schema als Option.

Kann der Auftrag­geber jederzeit ad-hoc-prüfen?

Ja — HeyAudit erlaubt dem Auftrag­geber, eine ad-hoc-Begehung jederzeit zu starten. Die Reinigungs-Leitung bekommt die Ergebnisse, gibt Rückmeldung. Das schafft Vertrauen ohne Über­raschung — und ist eine günstige Versicherung gegen Beschwerden.

Wie wird das Audit mit dem Reinigungs­plan verbunden?

HeyAudit zeigt im Audit die Plan-Frequenzen pro Bereich neben der Sicht-Bewertung — Abweichungen vom Plan werden sofort sichtbar. Wieder­holte Mängel führen zur Empfehlung, die Plan-Frequenz anzupassen.

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