Leitfaden für Reinigung und Facility Services · Stand 16. Oktober 2026

E-Rechnung für Gebäudereinigung: Wann ein PDF nicht mehr reicht.

Eine einfache PDF-Rechnung per E-Mail ist keine strukturierte E-Rechnung. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für grundsätzlich erfasste inländische B2B-Umsätze endet die allgemeine Übergangsfrist für die Ausstellung Ende 2026. Bei mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr gilt damit grundsätzlich ab dem 1. Januar 2027 die Ausstellungspflicht. Bis einschließlich 800.000 Euro verlängert sich die Übergangsfrist bis Ende 2027. Ausnahmen bleiben bestehen.

Welche Fristen gelten für Reinigungsfirmen?

Inländische B2B-Umsätze, soweit keine Ausnahme greift
Zeitpunkt	Was sich ändert
Seit 01.01.2025	E-Rechnungen empfangen können. Das gilt grundsätzlich auch für kleine Betriebe und Kleinunternehmer.
Ab 01.01.2027	Grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr mehr als 800.000 Euro beträgt. Für bestimmte EDI-Verfahren läuft eine eigene Übergangsregelung bis Ende 2027.
Ab 01.01.2028	Auch die verlängerte Übergangsfrist bis einschließlich 800.000 Euro Vorjahresumsatz ist abgelaufen. Gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen.

Die Regeln knüpfen an den jeweiligen Umsatz und die Beteiligten an. Entscheidend ist nicht allein, wann du eine Datei versendest. Unterhaltsreinigung für eine Firma, Reinigung eines privaten Haushalts und ein Auftrag einer Kommune können unterschiedlich zu behandeln sein. Die vollständigen Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG.

PDF, XRechnung und ZUGFeRD: der Unterschied

Ein normales PDF ist lesbar, enthält aber keinen vorgeschriebenen strukturierten Rechnungsdatensatz. Deshalb ist es eine sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung muss elektronisch verarbeitet werden können. Ein eingescannter Beleg oder die Umbenennung der Datei ändert daran nichts.

XRechnung enthält strukturierte XML-Daten. Für die lesbare Darstellung nutzt du einen geeigneten Viewer.
ZUGFeRD verbindet ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten. Maßgeblich sind Version, Profil und Normkonformität. Nicht jedes ZUGFeRD-Profil genügt.
Ein PDF per E-Mail bleibt während einer anwendbaren Übergangsregelung mit Zustimmung des Empfängers zulässig. Es wird dadurch aber nicht zur E-Rechnung.

Bei öffentlichen Auftraggebern prüfst du zusätzlich die Vorgaben des Auftraggebers, etwa Leitweg-ID, Rechnungsportal und zulässiges Format. Eine allgemeine B2B-Regel beantwortet diese Fragen nicht vollständig.

So bereitest du deine Gebäudereinigung vor

Kläre mit deiner Steuerberatung, welche Frist und welche Ausnahmen für deine Umsätze gelten.
Vereinbare einen Eingang für E-Rechnungen sowie einen Ablauf zum Anzeigen, Prüfen und Aufbewahren der strukturierten Originaldateien.
Vervollständige Kundenanschriften, Rechnungsadresse, Steuernummer oder USt-IdNr. sowie erforderliche Kundenreferenzen.
Prüfe deine Rechnungssoftware mit einer Beispieldatei im benötigten Format. Ein erfolgreicher PDF-Download ist dafür kein Nachweis.
Teste monatliche Leistungen, Stornos und Korrekturen, bevor du den gesamten Rechnungslauf umstellst.

Angebote und Arbeitsscheine bleiben eigene Dokumente. Sie liefern die vereinbarten und erbrachten Leistungen für die Rechnung, ersetzen deren vorgeschriebenes Format aber nicht.

Angebote und Rechnungen mit HeyAudit

HeyAudit verbindet Kunden, Angebote, Arbeitsscheine, Rechnungen sowie wiederkehrende Rechnungen und offene Posten. HeyAudit erzeugt aus derselben Rechnung XRechnung 3.0 (UBL) und ZUGFeRD im Profil EN 16931 (PDF/A-3 mit eingebettetem XML). Vor dem Stellen wird die E-Rechnung gegen die offiziellen Schemas und Geschäftsregeln geprüft; eine ungültige Rechnung wird nicht gestellt. Das geprüfte Original wird abgelegt und bei Download und Versand unverändert geliefert. Das Format hinterlegst du je Kunde, für öffentliche Auftraggeber mit Leitweg-ID. Ein Versand über das Peppol-Netz oder ein Behördenportal ist nicht eingebunden. Ein DATEV- oder Lexware-Export ersetzt keine E-Rechnung.

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Weitere Abläufe findest du unter Software für Gebäudereinigung.

Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht

Ab wann müssen Gebäudereinigungen E-Rechnungen ausstellen?

Für grundsätzlich erfasste Leistungen zwischen inländischen Unternehmen gilt: Bei mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Vorjahr endet die Übergangsfrist Ende 2026. Für diese Umsätze ist ab dem 1. Januar 2027 grundsätzlich eine E-Rechnung erforderlich. Bis einschließlich 800.000 Euro läuft die Übergangsfrist bis Ende 2027; ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht dann grundsätzlich für alle. Ausnahmen, etwa für Kleinunternehmerleistungen und Kleinbetragsrechnungen, bleiben bestehen. Die Grenze bezieht sich auf den Gesamtumsatz des Betriebs, nicht auf den Betrag einer einzelnen Rechnung.

Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail?

Ein gewöhnliches PDF ist keine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG. Es fehlen die strukturierten, elektronisch verarbeitbaren Rechnungsdaten. Während einer anwendbaren Übergangsregelung darf ein PDF mit Zustimmung des Empfängers weiterhin verwendet werden. ZUGFeRD kann dagegen eine gültige E-Rechnung sein, wenn das PDF eingebettete strukturierte XML-Daten in einem geeigneten, normkonformen Profil enthält.

Was unterscheidet XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung ist ein strukturiertes XML-Format. ZUGFeRD verbindet ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Rechnungsdaten. Entscheidend sind die Anforderungen der EN 16931 und das verwendete Profil. Eine beliebige PDF-Datei oder eine XML-Datei neben einem PDF macht noch keine gültige ZUGFeRD-Rechnung. Bei öffentlichen Auftraggebern kommen Vorgaben zu Format, Leitweg-ID und Übermittlungsweg hinzu.

Müssen auch kleine Reinigungsfirmen E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Die Umsatzgrenze für die verlängerte Ausstellungsfrist befreit nicht vom Empfang. Für die Übermittlung kann ein E-Mail-Postfach genügen. Zum Lesen, Prüfen und Aufbewahren der strukturierten Originaldatei braucht es zusätzlich einen passenden Ablauf.

Welche Ausnahmen gibt es bei der E-Rechnungspflicht?

Die inländische B2B-Pflicht gilt nicht pauschal für jede Rechnung. Ausnahmen betreffen unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise, Leistungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG und bestimmte steuerfreie Leistungen. Rechnungen an Privatkunden fallen nicht unter diese B2B-Pflicht. Für öffentliche Auftraggeber gelten zusätzlich eigene Regeln. Ob eine Ausnahme im konkreten Auftrag greift, klärst du mit deiner Steuerberatung.

Sind Angebote und Arbeitsscheine ebenfalls E-Rechnungen?

Nein. Ein Angebot beschreibt die angebotene Leistung, ein Arbeitsschein dokumentiert die ausgeführte Arbeit. Die Rechnung rechnet diese Leistung ab. Erst für die Rechnung ist das vorgeschriebene Rechnungsformat entscheidend. Auch monatliche Unterhaltsreinigung und wiederkehrende Rechnungen können unter die E-Rechnungspflicht fallen.

Unterstützt HeyAudit bereits XRechnung und ZUGFeRD?

Ja. HeyAudit erzeugt aus derselben Rechnung XRechnung 3.0 (UBL) und ZUGFeRD im Profil EN 16931 (PDF/A-3 mit eingebettetem XML). Vor dem Stellen wird die E-Rechnung gegen die offiziellen Schemas und Geschäftsregeln geprüft; eine ungültige Rechnung wird nicht gestellt. Das geprüfte Original wird abgelegt und bei Download und Versand unverändert geliefert. Das Format hinterlegst du je Kunde, für öffentliche Auftraggeber mit Leitweg-ID. Ein Versand über das Peppol-Netz oder ein Behördenportal ist nicht eingebunden: Die Datei lädst du herunter oder verschickst sie per E-Mail aus HeyAudit.

Quellen und Rechtsgrundlagen

Allgemeine Information zum genannten Stand, keine individuelle Steuerberatung. Empfang, Ausstellung, Übermittlung und Aufbewahrung sind getrennte Anforderungen. Eine Softwarefunktion allein garantiert nicht die Einhaltung aller Pflichten.